信息化管理在展會現場的實際應用

時間：2019-07-30

一、展會現場準備
展會籌備之中，主辦方要圍繞整個展會開展很多細節(jié)的工作，往往細節(jié)的工作直接關系到展會的效果，較關系到展會的品牌是否能延續(xù)下去，而這些細節(jié)若能做好才能真正能得到事半功倍的結果。
（一）組委會
1、參展商的驗證與登記注冊的展商則可以直接拿到自己的相關證卡（可制作個性化或通用證卡，在展會舉辦前寄送或在現場直接領取）、展會資料、會刊（雜志和電子會刊）、參展指南、餐券、參展商調查表等。
2、專業(yè)觀眾登記觀眾信息收集（采集觀眾姓名、單位、職務、地址、電話等基本信息，并對數據進行錄入）、相關證卡（根據觀眾提交的表格和名片等信息，為現場參展觀眾打印和發(fā)放入場證件）
3、門禁管理門禁識別系統(tǒng)，是一種高度智能化、既可以實時控制又可以脫機使用的網絡進出口監(jiān)控和警報管理安全系統(tǒng)?？梢杂行У膮f助場館方、組辦方、參展商做好現場的統(tǒng)計、管理、控制和宣傳工作，以便統(tǒng)計流量等信息、統(tǒng)計分析。
（二）咨詢臺（服務柜臺和留言中心）
設置現場觸摸屏參觀導覽系統(tǒng)幫助參與展會的人員自助了解展會的相關情況與相關服務，提高展會參與者的滿意度。安排若干個熟知展會各項內容的禮儀人員回答展會期間參展商和觀眾遇到的問題，例如：衛(wèi)生間的具體位置等等。登記參展商和觀眾提出的問題并相應的解決。在展會期間提供一個服務柜臺與留言中心是必要的，在這個中心可以提供基本的資料，服務柜臺要有足夠的空間放置留言板等。設置電話，展會期間保證咨詢展會的任何信息都可以暢通。提供留言條，準備足夠的筆、電話本、當地服務餐廳指南、地圖、觀光和購物指南。
（三）現場管理小組
參展商在報到時可以在展會上向主辦單位申請其它服務，如住宿、飲食、租用設備、停車等，辦理相關手續(xù)及繳費。
（四）突發(fā)事件應對方案
1、緊急醫(yī)療在任何情況下都隨時可能發(fā)生，參加展會的與會者會因為改變飲食、喝酒、睡眠不足、疲勞、處于不熟悉的環(huán)境，會*產生種種不適*發(fā)生一些心臟疾病，中風和其他危害生命的病。需要得到展會工作人員的更多照顧。會展的組織者應當通過當地有關部門或機構協助成立一個緊急醫(yī)療救護系統(tǒng)，在展會現場安排醫(yī)療人員，并與當地的醫(yī)院聯絡，一旦有緊急病人立即安排救護并送到醫(yī)院搶救。2、每一個與會者都應該知道遇到火災的應對措施，會展組織者有責任告知客人逃生以及緊急逃生出口，向與會者充分提供預*災方面的資料。因此主辦單位要印制*手冊，放在資料袋中一起提供給與會者參考。在展會現場重點檢查安全設施配備的完好情況。3、每一個參與者在展會的現場遇到盜竊的時間都會給他們留下一個很不好的印象，與會者會對展會的品牌產生質疑。因此應該在展會期間加強警衛(wèi)的同時也以書面資料的形式告知相關的防盜事宜。
二、展會管理信息化的體現
（一）組織管理信息化
充分利用互聯網、文檔、圖片資料數字化處理等各種信息技術，提高展會組織效率。減少組織管理中的無章可循。
（二）經營服務信息化
作為現代服務業(yè)，會展的競爭說到底是服務水平的競爭，而只有實現了信息化管理的服務，才是高水平的服務。
（三）戰(zhàn)略研究信息化
**上的一些著名的品牌與展覽場所，都非常重視來自會展信息化的程度與績效。應用**的技術隊信息的采集、整理，用信息化的手段加以分析，做出科學的服務用于評估，是會展經營機構生存與發(fā)展的**競爭力。
三、展會后續(xù)服務
（一）數據分析統(tǒng)計提供數據分析報告，包括門禁流量觀眾情況、觀眾調查表、財務項目的統(tǒng)計分析。當展會結束后，參展單位可以通過服務中心索取展位的時段客流情況，這種**的服務會成為參展單位與客戶之間溝通的較好橋梁。
（二）方案對策根據展會的實際情況統(tǒng)計展會期間遇到的參展商和觀眾提出的實際問題并提出合理的解決方案和對策為展會品牌創(chuàng)造**，樹立展會口碑，以便延續(xù)下屆展會。
（三）會展評估和展后總結總結工作是管理工作的重要組成部分，總結的功能是統(tǒng)計整理工作資料，研究分析已作的工作，為未來的工作提供數據、資料、經驗和建議。
四、展會管理信息化的組成
（一）會展信息化管理系統(tǒng)
1、會展電子商務平臺建設系統(tǒng)；2、專業(yè)觀眾管理與交流系統(tǒng)；3、會展客戶管理系統(tǒng)；5、會展評估分析系統(tǒng)；6、會展場館報館審圖系統(tǒng)；8、會展在線呼叫系統(tǒng)；8、會展保險系統(tǒng)；9、會展自助換證系統(tǒng)。
（二）展覽場館的信息化管理
展覽場館服務水平是考核一個展覽場館能否達到**標準的重要指標。面對異地參觀，場館的現代化服務可以使參展觀眾在交流與信息分享方面省去更多的時間與精力，而考察一個場館的信息化服務程度，已成為組展商選擇場館的重要指數。
（三）組展機構信息化
通過強大的展會信息系統(tǒng)的分析與統(tǒng)計，組展機構很*就可以了解到目標市場的現狀，并且可以經過對客戶數據和展位預定情況避免展覽會的失敗和定錯展位，可以提高對參展商以及觀眾的需求和服務質量，使展會的營銷與收益得到科學的**。
（四）參展商系統(tǒng)信息化
任何一個參展商都渴望在展會期間能有效的掌握自己的展臺和觀眾流量的情況，同時也能了解產品的受眾情況，展會在做好*的現代化的自擬吸附物系統(tǒng)后，參展商就可以對自己的參展情況效果了如指掌。
浙江魔塊網絡科技有限公司專注于展商管理系統(tǒng),展會觀眾管理,會展管理系統(tǒng),展會辦證系統(tǒng),報館系統(tǒng),觀眾注冊系統(tǒng),會展管理信息系統(tǒng),會展項目管理軟件,展會軟件等

詞條
詞條說明
會展管理信息系統(tǒng)有哪些優(yōu)勢
會展管理信息系統(tǒng)有哪些優(yōu)勢展會主題活動從其本質上算是一種服務項目，它由許許多多個環(huán)節(jié)組合而成，而每一個環(huán)節(jié)又涉及到大量的信息交換。直面海量信息，怎樣保證高效、有序地克服和運用，是展會組織機構需求面對并需求克服的一個問題。會展管理信息系統(tǒng)，也正是構建在這樣的需求之上。能對以上所述信息內容以現代智能化的方式展開收集、加工、儲存、處理，并導入到管理系統(tǒng)中，使其在整個組織的工作流程中標準、通暢地運轉，為展
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企業(yè)為什么需要會展管理系統(tǒng)
企業(yè)為什么需要會展管理系統(tǒng)您還在為處理展會前期收集到的繁雜信息而感到頭疼嗎？您還在為自己身處展會信息的“旋渦”不能自拔而感到迷茫嗎？在會展行業(yè)如火如荼的今天，我們不免要為如何提高信息處理能力而大動腦筋。相信很多會展企業(yè)在接觸到大量展會相關信息的時候，也需要留出一點時間來思考應該如何分配數據、怎樣才能達到較高的工作效率。這個時候，接觸過展會管理系統(tǒng)的朋友們一定對該系統(tǒng)為工作帶來的便捷印象深刻。我們可