網(wǎng)上報(bào)銷與合同管理解決方案—xx工程咨詢案例

時(shí)間：2017-07-04作者：深圳市友為軟件有限公司瀏覽：78

一、企業(yè)概況

北京xx工程咨詢有限公司創(chuàng)立于1993年，是中國冶金科工股份有限公司控股子公司中冶京誠工程技術(shù)有限公司全資子公司，公司涵蓋建筑、結(jié)構(gòu)、總圖運(yùn)輸、給水排水、采暖通風(fēng)、電力、通訊、建筑智能化、巖土工程、工程經(jīng)濟(jì)、**道路、環(huán)境保護(hù)、園林綠化、工藝設(shè)備等二十一個(gè)專業(yè)，主要從事民用工程、工業(yè)工程和**工程等方面的項(xiàng)目監(jiān)理、工程咨詢、造價(jià)咨詢、項(xiàng)目管理（代建）等全過程管理咨詢服務(wù)。

二、項(xiàng)目簡況

經(jīng)過2年多嚴(yán)格選型測試，對比外國內(nèi)外多家軟件公司，較終選擇財(cái)物****版應(yīng)用系統(tǒng)友為軟件成為該公司的網(wǎng)上報(bào)銷、合同項(xiàng)目管理、業(yè)務(wù)管理軟件正式供應(yīng)商，針對費(fèi)用報(bào)銷、員工借款、工程項(xiàng)目和項(xiàng)目合同，完成從合同簽訂、到工程執(zhí)行、到合同跟蹤、到合同完成的全過程智能化管理。系統(tǒng)采用現(xiàn)在較流行的B/S架構(gòu)，提供了網(wǎng)絡(luò)電子化管理的方式，應(yīng)用于全公司。

三、面臨的問題和挑戰(zhàn)

1. 合同數(shù)量較多，合同金額較大

業(yè)務(wù)范圍涵蓋各種合同，項(xiàng)目類合同、監(jiān)理類合同、咨詢類合同、代建類合同、招標(biāo)類合同以及合同的補(bǔ)充協(xié)議等，合同數(shù)量多，而且金額**過百萬的合同占多數(shù)，這些給合同的管理增加了難度。

2. 項(xiàng)目人員經(jīng)常出差，難以及時(shí)掌握工程進(jìn)展情況

因?yàn)楣こ添?xiàng)目需要，項(xiàng)目人員經(jīng)常在客戶方或工地，無法及時(shí)匯報(bào)工程進(jìn)展情況。

3. 工程周期較長，跟蹤管理有難度

建筑工程行業(yè)的合同周期一般都有3年以上，合同歸檔之后，查找不方便，也無法及時(shí)知道合同的進(jìn)度、收付款、發(fā)票、保函情況。

4. 財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)工作繁重

財(cái)務(wù)人員每天和數(shù)據(jù)打交道，處理著龐大的數(shù)據(jù)，“熊貓眼”的現(xiàn)象在某些財(cái)務(wù)人員日常工作中成為了常態(tài)。

5. 業(yè)務(wù)復(fù)雜，對系統(tǒng)專業(yè)性和靈活性要求較高

業(yè)務(wù)往來中，對外一個(gè)合同對應(yīng)一個(gè)項(xiàng)目、對內(nèi)管理中一個(gè)合同又對應(yīng)多個(gè)項(xiàng)目，特殊情況下存在多個(gè)合同對應(yīng)一個(gè)項(xiàng)目或者多個(gè)項(xiàng)目對應(yīng)一個(gè)合同。例如同一組監(jiān)理團(tuán)隊(duì)執(zhí)行多個(gè)合同，如《北京xx項(xiàng)目》、《國家xx項(xiàng)目》、《北京CBDxx項(xiàng)目》。通過上線財(cái)物****版項(xiàng)目合同管理平臺既能滿足復(fù)雜的業(yè)務(wù)環(huán)境也適合公司組織架構(gòu)并能提高業(yè)務(wù)和管理的效率。

四、網(wǎng)上報(bào)銷與合同管理解決方案

通過分析客戶需求現(xiàn)狀，我們提出應(yīng)用網(wǎng)上報(bào)銷與合同管理平臺實(shí)現(xiàn)從費(fèi)用申請、預(yù)算控制、合同收支、現(xiàn)場管理、報(bào)表分析等一系列解決方案。

1、合同在線錄入、審批、備案、查詢

合同管理為系統(tǒng)的**，主要有兩大類合同：咨詢類合同和監(jiān)理類合同。其它子公司通過網(wǎng)頁的方式在線創(chuàng)建合同，包括首簽合同、補(bǔ)充協(xié)議、聯(lián)合協(xié)議。

對于重大合同，可能需要保函的，如履約保函、預(yù)付款保函、投標(biāo)保證書、投標(biāo)保函，可在合同創(chuàng)建成功后，進(jìn)行保函申請，后續(xù)亦可對保函進(jìn)行維護(hù)較新。

分別建立了所屬A公司合同流程和B公司的合同流程，其中A公司的合同需要部門經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理按職位高低依次審批，如果合同金額**過了1000萬還需要執(zhí)行董事的簽字。在所有**人簽字同意后，合同通過備案結(jié)束審批。備案后合同自動(dòng)歸檔到合同庫，后續(xù)即可對合同進(jìn)行收付款操作。

各業(yè)務(wù)部門分別創(chuàng)建自己的合同，企業(yè)**可直接通過”聯(lián)合協(xié)議”、”補(bǔ)充協(xié)議”這兩個(gè)專屬報(bào)表來查詢，也可根據(jù)系統(tǒng)提供的”合同查詢”功能來對這些合同進(jìn)行檢索，提供了合同名稱、合同編號、對方名稱、申請日期、申請部門、合同類型、歸檔日期、申請人、合同狀態(tài)等關(guān)鍵字。檢索出來的結(jié)果列表中即可看到每個(gè)合同的主要情況，根據(jù)合同追溯，只需點(diǎn)擊合同編號即可進(jìn)入明細(xì)查看界面，除合同信息外，還關(guān)聯(lián)了合同收付款、發(fā)票、關(guān)聯(lián)合同等，合同情況”一覽無余”。

合同明細(xì)中可對合同后期進(jìn)行維護(hù)，包括保密設(shè)置，擴(kuò)展信息、質(zhì)保金信息、上報(bào)金額。

2、合同報(bào)表管理

除提供合同查詢的入口來了解合同情況外，還提供了各種合同報(bào)表，如”新簽合同額報(bào)表”中，可檢索統(tǒng)計(jì)各公司、板塊、業(yè)務(wù)的各年度、季度、月度新簽合同額、備案合同額、上報(bào)合同額、上報(bào)日期等情況；”合同專屬報(bào)表”中可以檢索統(tǒng)計(jì)各合同類型的合同金額、發(fā)票金額、收付款金額；”合同存量報(bào)表”報(bào)表中可以檢索統(tǒng)計(jì)各公司、板塊、業(yè)務(wù)的各年度、季度、月度的合同存量，包括合同名稱、合同執(zhí)行合同額、收費(fèi)額、未收費(fèi)額等；此外還有”收費(fèi)額”報(bào)表、尾款清欠報(bào)表來檢索合同的收付款情況。

3、合同收付款管理

新建合同時(shí)可提供資金計(jì)劃，在實(shí)際付款中可以分多期進(jìn)行收付款，且每一期的收付款都會反饋到合同執(zhí)行明細(xì)，并納入合同收付款統(tǒng)計(jì)報(bào)表中。

4、合同發(fā)票管理

合同發(fā)票在線錄入，記錄開票項(xiàng)目信息，有合同名稱、合同編號、合同單金額、已收款金額、已開票金額、本次開票金額、發(fā)票種類、預(yù)計(jì)回款實(shí)際和開票單位信息，有單位名稱、單位地址、聯(lián)系電話、單位稅號、開戶銀行、銀行賬號等，合同發(fā)票經(jīng)部門經(jīng)理審批后交由審核會計(jì)網(wǎng)上簽字，結(jié)束合同發(fā)票的申請。發(fā)票申請結(jié)束后，將自動(dòng)納入發(fā)票報(bào)表，并提供多個(gè)關(guān)鍵字進(jìn)行檢索。

5、項(xiàng)目在線新建、維護(hù)、查詢

該公司項(xiàng)目涉及建筑、公路、生態(tài)建設(shè)和環(huán)境衛(wèi)生、通信信息、**公用工程（給排水）、**公用工程（燃?xì)鉄崃Γ?*公用工程（**道路）、**公用工程（風(fēng)景園林）、**公用工程（環(huán)境衛(wèi)生）、**公用工程、旅游、文化創(chuàng)意等行業(yè)，咨詢類項(xiàng)目的主要業(yè)務(wù)為二大方面。

編制：項(xiàng)目建議書、項(xiàng)目建議書（代可研）、可研、實(shí)施方案、項(xiàng)目申請報(bào)告、資金申請報(bào)告、項(xiàng)目貼息報(bào)告、規(guī)劃、節(jié)能等。

評估：項(xiàng)目建議書評估、項(xiàng)目建議書（代可研）評估、可研評估、實(shí)施方案評估、項(xiàng)目申請報(bào)告評估、資金申請報(bào)告評審、項(xiàng)目貼息報(bào)告評估、初步設(shè)計(jì)概算審核、決算審核、節(jié)能評審、稽查等，這項(xiàng)目在都可以在系統(tǒng)中創(chuàng)建，并可維護(hù)項(xiàng)目信息。項(xiàng)目創(chuàng)建后，各部門及**可根據(jù)關(guān)鍵字檢索隨時(shí)查看項(xiàng)目整體情況，例如進(jìn)展現(xiàn)狀、項(xiàng)目信息、行業(yè)類別、委托內(nèi)容、總投資、委托函號、合同相關(guān)信息、聯(lián)系人等。

6、現(xiàn)場管理

建筑行業(yè)，公司員工在工地、客戶方現(xiàn)場辦公的情況比較頻繁，針對這一特征，系統(tǒng)提供了一系列支持現(xiàn)場管理的功能。

“合同情況一覽表”：支持在線查看合同信息、合同階段、合同收付款情況；

“人員投入”：針對合同，維護(hù)或增加現(xiàn)場工作人員；

“負(fù)責(zé)人投入”：針對合同，維護(hù)或增加項(xiàng)目負(fù)責(zé)人；

“填報(bào)現(xiàn)場收費(fèi)計(jì)劃”：項(xiàng)目經(jīng)理在線填報(bào)現(xiàn)場收費(fèi)計(jì)劃；

“工程進(jìn)展情況跟蹤”：項(xiàng)目經(jīng)理每月25日前填報(bào)較新的合同執(zhí)行情況、工程收費(fèi)情況、風(fēng)險(xiǎn)信息反饋。

7、建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制

“發(fā)票及收款情況”：合同已開發(fā)票金額和剩余收付款情況；

“收付到期提醒”：當(dāng)合同中預(yù)計(jì)收付款時(shí)間接近當(dāng)前時(shí)間，系統(tǒng)將會自動(dòng)將其納入收費(fèi)到期提醒列表中，公司**只需在此窗口即可看到哪些合同該收款了，哪些合同該付款了；

“保函到期提醒”：即將到期或已到期的保函都將在此列表中顯示，并在系統(tǒng)中發(fā)出消息公告；

“項(xiàng)目延期提醒”：即將延期或已到期的項(xiàng)目都將在此列表中顯示；

“投資額增加提醒”：追加了項(xiàng)目，合同額增加的合同都將在此列表中顯示；

“合同到期提醒”：當(dāng)合同中結(jié)束日期接近當(dāng)前時(shí)間，系統(tǒng)將會自動(dòng)在發(fā)出消息公告；

“監(jiān)理增加提醒”：追加了監(jiān)理子合同的合同都將在此顯示；

8、項(xiàng)目激勵(lì)

借助友為系統(tǒng)平臺，為了激勵(lì)公司營業(yè)效益，各公司或部門在固定時(shí)段內(nèi)錄入挑戰(zhàn)值，再將匯總后的數(shù)據(jù)開放給公司**，以此作為工作和經(jīng)營的方向和目標(biāo)，如合同挑戰(zhàn)值、年度收費(fèi)指標(biāo)、合同上報(bào)目標(biāo)值、收費(fèi)上報(bào)目標(biāo)值、公司營業(yè)收入、合同公司目標(biāo)值、合同公司挑戰(zhàn)值、收費(fèi)公司目標(biāo)值、收費(fèi)公司挑戰(zhàn)值。

9、在線上報(bào)營業(yè)收入

賽瑞斯向其母公司中冶京城匯報(bào)營業(yè)收入，匯報(bào)后的數(shù)據(jù)會在公司營業(yè)報(bào)表中體現(xiàn)：

各種經(jīng)營報(bào)表

“公司當(dāng)月總表”：公司當(dāng)月上報(bào)的合同額和收費(fèi)額和實(shí)際完成的合同額和收費(fèi)額對比報(bào)表

“部門當(dāng)月總表”：部門當(dāng)月上報(bào)的合同額和收費(fèi)額和實(shí)際完成的合同額和收費(fèi)額對比報(bào)表

“合同額完成情況”：近三年合同額完成情況，并支持柱形、線形、餅形三種圖形報(bào)表

“收付額完成情況”：近三年收費(fèi)額完成情況，并支持柱形、線形、餅形三種圖形報(bào)表

10、員工借款管理

支持員工日常借款和保證金借款，通過沖銷或還款的方式提醒借款人及時(shí)還款。

11、網(wǎng)上報(bào)銷、網(wǎng)上審批、網(wǎng)上報(bào)銷付款

系統(tǒng)用戶網(wǎng)上填寫報(bào)銷申請，包括日常報(bào)銷、差旅報(bào)銷、交通費(fèi)報(bào)銷、咨詢費(fèi)報(bào)銷等，部門**在線審批，最后財(cái)務(wù)審核之后進(jìn)行報(bào)銷付款，報(bào)銷后按費(fèi)用按科目入賬。

正常情況下，報(bào)銷的付款需要在線下支付，但是系統(tǒng)和網(wǎng)銀做了接口后，直接將付款數(shù)據(jù)遷移到網(wǎng)銀付款頁面中，在銀企通中付款。

另外，我們對該公司和財(cái)務(wù)核算軟件也做了集成接口，系統(tǒng)中的憑證可以直接導(dǎo)入到財(cái)務(wù)軟件總帳模塊中。

所有支付的費(fèi)用進(jìn)入報(bào)表，有部門費(fèi)用統(tǒng)計(jì)報(bào)表和項(xiàng)目費(fèi)用統(tǒng)計(jì)報(bào)表、員工費(fèi)用統(tǒng)計(jì)報(bào)表、費(fèi)用匯總表等，這些報(bào)表通過權(quán)限分配給部門**，供實(shí)時(shí)查看自己所管部門內(nèi)的費(fèi)用發(fā)生情況。另外，個(gè)人也可查看個(gè)人的費(fèi)用發(fā)生情況，除檢索自己所有的費(fèi)用單據(jù)外，也可直接看個(gè)人統(tǒng)計(jì)的報(bào)表，其中統(tǒng)計(jì)了個(gè)人所有的借款情況、所有的報(bào)銷情況。

12、票據(jù)簽收實(shí)物流

對發(fā)票的流轉(zhuǎn)進(jìn)行跟蹤簽收管理，審核會計(jì)在線進(jìn)行”票據(jù)簽收”或”掃描簽收”。

此外提供票據(jù)查詢的窗口，可跟蹤查詢單據(jù)票據(jù)的流轉(zhuǎn)情況。

13、權(quán)限劃分

為不同部門開放不同的合同表單，如監(jiān)理部門主管監(jiān)理類合同，咨詢部門主管咨詢類合同。

各部門及**嚴(yán)格權(quán)限劃分，各司其職，在合同的崗位發(fā)揮較大作用。

以上就是財(cái)物****版報(bào)銷與合同解決方案實(shí)際應(yīng)用案例，歡迎大家討論交流。


深圳市友為軟件有限公司專注于報(bào)銷管理,合同管理,資產(chǎn)管理,報(bào)銷管理系統(tǒng),合同管理系統(tǒng),資產(chǎn)管理系統(tǒng)等

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  一、企業(yè)概況 北京xx工程咨詢有限公司創(chuàng)立于1993年，是中國冶金科工股份有限公司控股子公司中冶京誠工程技術(shù)有限公司全資子公司，公司涵蓋建筑、結(jié)構(gòu)、總圖運(yùn)輸、給水排水、采暖通風(fēng)、電力、通訊、建筑智能化、巖土工程、工程經(jīng)濟(jì)、**道路、環(huán)境保護(hù)、園林綠化、工藝設(shè)備等二十一個(gè)專業(yè)，主要從事民用工程、工業(yè)工程和**工程等方面的項(xiàng)目監(jiān)理、工程咨詢、造價(jià)咨詢、項(xiàng)目管理（代建）等全過程管理咨詢服務(wù)。 二、項(xiàng)目簡

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