集中報銷管理系統(tǒng)便捷財務管理

時間：2017-07-19

財務管理對企業(yè)資金使用效率的提高和資金風險的規(guī)避具有相當重要的意義，它是企業(yè)運營的**所在。報銷系統(tǒng)作為企業(yè)財務管理中的一個方面，對企業(yè)的發(fā)展有著不容忽視的影響，可傳統(tǒng)的報銷系統(tǒng)存在著種種弊端，嚴重制約著企業(yè)的財務管理工作。于是如何改良報銷系統(tǒng)便成了企業(yè)的一個不容忽視的問題。

一、傳統(tǒng)報銷系統(tǒng)的弊端與集中報銷系統(tǒng)的優(yōu)勢對比

    （一）傳統(tǒng)報銷系統(tǒng)的弊端

    傳統(tǒng)的報銷過程的基本流程如下：首先由工作人員填寫報銷單據(jù)，然后部門**會根據(jù)部門的預算情況和花費的合理性做出審批、簽字。部門**審批完成后還必須找相關**和主管審批，當這一切都完成后，再交由單位財務審核，財務部需經(jīng)過相當時間對其相關票據(jù)審核，確認其正確無誤后才能通知員工去領報銷款。

    傳統(tǒng)的報銷系統(tǒng)存在的問題主要有：單據(jù)以紙質(zhì)的形式保存，查詢、匯總工作任務繁重，費用支出的合理性難以控制，出錯率高，工作效率低下，報銷工作繁瑣，周期較長，無法實現(xiàn)遠距離報銷而且單位的報銷制度無法切實的實行，常因個人原因無法執(zhí)行。

    （二）集中報銷系統(tǒng)的簡介及其優(yōu)勢

    集中報銷系統(tǒng)是在財務管理發(fā)展的基礎上推出的一套新型的財務管理系統(tǒng)，它以計算機和網(wǎng)絡技術的發(fā)展為平臺，為員工提供的辦公和出差等方面的報銷，它可分為三大功能部分：預算功能、報銷功能和分析功能。

    預算功能是根據(jù)企業(yè)的具體預算情況，將基本預算數(shù)據(jù)輸入計算機的數(shù)據(jù)庫中，對企業(yè)的財政情況進行預算控制，并實時監(jiān)控費用的支出情況，以合理控制企業(yè)的預算。報銷功能就是指員工可通過登陸系統(tǒng)隨時隨地通過網(wǎng)上申請報銷，由相關部門審批完成后，通過網(wǎng)銀給予報銷的情況。分析功能是指計算機可通過對數(shù)據(jù)庫的分析整合，進行預算的數(shù)據(jù)和實時數(shù)據(jù)的對比分析，可以形成費用具體執(zhí)行情況的分析，為以后預算的制定和數(shù)據(jù)的分析比對提供依據(jù)。

    集中報銷系統(tǒng)有效地解決了傳統(tǒng)財務管理的種種弊端，提升了財務管理的效率，降低了企業(yè)運營成本。通過這個系統(tǒng)，報銷項目的提交和批示都可以在各處進行，會自動生成賬單，可直接通過網(wǎng)銀支付，很大程度上提高了工作的效率。它可促進財務業(yè)務的結合，有效控制費用支出，降低工作中的出錯率，簡化工作量，可電子歸檔和實時較新數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的真實準確。

二、集中報銷系統(tǒng)對財務管理工作的影響

    （一）直接影響

    1.減少了企業(yè)資金的占用。集中報銷系統(tǒng)可以通過網(wǎng)上銀行實現(xiàn)跨地域的審批及其支付，降低了原單位在各地頻繁開設銀行賬戶所暫用的大量資金成本。

    2.降低了報告成本。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)通過大量的系統(tǒng)計算，自動生成員工的基本信息，在很大程度上簡化了財政審核所用的時間與工作量。此系統(tǒng)還具有個人賬戶管理的功能，員工不再需要財務部門對其報告他們的個人賬務的基本信息，節(jié)約了報告的成本。

    3.降低了報銷成本。集中報銷系統(tǒng)以網(wǎng)絡為媒介，簡化了報銷的基本流程，使得報銷過程較簡便快捷。在傳統(tǒng)的報銷模式中，員工每次申請報銷都要花費大量的時間在填寫單據(jù)信息上，而這些信息基本上是不變的，網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)可將這些信息都存儲在數(shù)據(jù)庫中，員工只需要填寫其編號便可快速提取，這樣便減少了員工在填寫報銷單據(jù)上所用的時間，而且減少了紙質(zhì)單據(jù)所花費的成本。單位**也可以隨時隨地對報銷單據(jù)進行審核，大大節(jié)省了其審核時間。

    4.提高了財務管理的水平。集中報銷系統(tǒng)運用網(wǎng)絡平臺，利用計算機數(shù)據(jù)庫的優(yōu)勢，在處理問題的過程中能實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動生成，財務人員利用這些資料可以有效提高單據(jù)的處理質(zhì)量較其效率，較終會提升公司的財務管理水平。同時它采用網(wǎng)絡銀行的支付方法，能夠達到對資金的集中控制，加強了企業(yè)控制資金的力度。

    （二）間接影響

    1.有利于樹立良好的企業(yè)形象。集中報銷系統(tǒng)作為作為一套新型高效的管理系統(tǒng)，對公司的經(jīng)營起著不容忽視的作用，它提高了企業(yè)的財務管理的水平，**了企業(yè)資金的使用效率，同時拉近了員工和財務人員的距離，提升了企業(yè)的財務形象。同時這種網(wǎng)上報銷系統(tǒng)可以很好的提升公司的信息化水平，讓企業(yè)較加現(xiàn)代化和效率化。

    2.有利于提升員工的滿意度。原有的報銷系統(tǒng)程序繁瑣，報銷過程復雜，所用的時間較長，容易激起員工的不滿情緒。而集中報銷系統(tǒng)可以在幾天的時間內(nèi)完成原本需要幾周的工作，讓員工盡快拿到報銷款，這讓員工對公司的滿意度得到大幅度提升，相應的財務部門在員工心目中的地位也得到大幅度的提高[3]。

    3.有利于提升信息的質(zhì)量。傳統(tǒng)的報銷系統(tǒng)的信息由員工手工填寫，耗時耗力還經(jīng)常出現(xiàn)錯誤，這需要大量的時間來計算和審核數(shù)據(jù)，存在很大的信息質(zhì)量的成本。而集中報告系統(tǒng)預存了員工的基本信息，員工只需要填寫一些簡單內(nèi)容便可以，大大降低了出錯率，較終有利于提升信息的質(zhì)量。

    4.有利于企業(yè)的財務工作透明化。集中報銷系統(tǒng)將財務的審核、入賬到付款的整個過程清晰明了的展示在企業(yè)員工的面前，如果企業(yè)對單據(jù)做出任何的調(diào)整和修改，員工都能及時的得到反饋，這樣就很大程度上打消了員工對反饋結果存在的種種疑慮，不需要再費心費力的一一去向他們解釋。

三、結語

    集中報銷系統(tǒng)作為一種全新的財務管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了日常財務管理中報銷單據(jù)處理的電子化、高效化和簡潔化，減輕了財務部員工的繁瑣的勞動，有效地減少了公司的財務支出成本，提高了報銷單據(jù)的處理效率和公司員工的滿意度，同時減少了單據(jù)處理時的出錯率，提高了處理質(zhì)量。它作為企業(yè)財務信息化和現(xiàn)代化改革的一條新路，必將引起眾多企業(yè)的重視，為企業(yè)的進一步發(fā)展打下良好的基礎。

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