檔案錄入實現(xiàn)數(shù)字化加工的六大步驟

時間：2022-04-15作者：禹城市瀚迪數(shù)據(jù)服務(wù)有限公司瀏覽：163

為了適應(yīng)現(xiàn)代檔案利用的需求，全國各地的檔案部門都在推進檔案數(shù)字化工作，尤其在江浙滬等發(fā)達地區(qū)，檔案數(shù)字化率普遍達到了80%以上，現(xiàn)在各單位要向檔案館移交檔案都必須行數(shù)字化。數(shù)字化的流程有:前整理、掃描、修圖、條目、數(shù)據(jù)、質(zhì)檢等等。

而本題問的檔案錄入員指的就是其中一個條目錄入的工序。這些數(shù)字化加工程序是流水線形式的，不需要太高的學(xué)歷和技術(shù)，當然要看具體的檔案內(nèi)容，年代久的老檔案比較難做，年代越近越容易。單價也不一樣，從幾分錢一條到幾毛錢一條不等，要看具體的外包公司老板是怎么定價。

對于檔案錄入實現(xiàn)數(shù)字化加工過程中，想要完成紙質(zhì)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化，提案查詢效率，實現(xiàn)檔案信息共享，離不開六大步驟：
1、檔案整理
檔案工作人員拿到檔案后，要對檔案進行分類整理，包括對檔案進行統(tǒng)一編號，核對檔案頁碼，粘貼頁撕開，頁號編寫有誤的重新編號，對可拆訂的做拆訂處理，以便掃描時的批次處理。
如果發(fā)現(xiàn)折皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件，應(yīng)進行相應(yīng)處理；如果文件存在破損，應(yīng)行技術(shù)修復(fù)并做好標注；對于文件破損嚴重不能修復(fù)掃描的應(yīng)做好區(qū)分標注。
2、著錄標引


將整理后的檔案，按照標準《檔案著錄規(guī)則》結(jié)合用戶檔案著錄的具體要求，將案卷目錄和卷內(nèi)目錄的原始數(shù)據(jù)、主題標引、分類標引錄入到軟件數(shù)據(jù)庫里。按照原件實體檔案條目，對錯誤檔案目錄數(shù)據(jù)修改和補充的數(shù)據(jù)，須填寫改資料并放入案卷內(nèi)，卷內(nèi)目錄不全的需補充完整。



3、檔案掃描
檔案掃描是紙質(zhì)檔案實現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵步驟。原件的掃描與存儲格式應(yīng)按照國家檔案管理的統(tǒng)一標準要求掃描，對實際掃描卷數(shù)、每卷的頁數(shù)要做好登記。
4、圖像檢查和處理
掃描完成后，應(yīng)采用自動化處理和人工處理相結(jié)合的方式，逐張檢查圖像質(zhì)量，包括圖像順序與檔案原件是否一致，有無漏掃、重張等情況，圖像有無黑邊、折角以及圖像偏斜度、清晰度、失真度等，發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時及時進行調(diào)整改正，確保圖像順序正確、質(zhì)量。
5、全文OCR識別


如果項目要求實現(xiàn)全文檢索，在掃描圖像處理完成后，需將數(shù)字圖像利用的識別軟件進行全文OCR。如果用戶對識別成功率有嚴格要求，還需另外進行人工校對，校對結(jié)束后將版式還原及轉(zhuǎn)換成雙層PDF文件格式，可實現(xiàn)無障礙的全文檢索。



6、數(shù)據(jù)掛接
借助系統(tǒng)軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與對應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進行匹配掛接，并逐條對掛接結(jié)果進行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像對應(yīng)的準確性、已掛接數(shù)字圖像與實際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開等，以實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的準確關(guān)聯(lián)。掛接到檔案管理系統(tǒng)中后，進行再次的成品驗收并做好還卷及數(shù)據(jù)備份提交。

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