獨立的第三方審計
8.14 不符合項記錄
所有不符合項都必須根據(jù) *5.5部分中提供的要求和指導加以確定。不符合項在結(jié)束會議中報告,并記錄到審計報告中。
記錄不符合項的小貼士: 記錄不符合項需遵循以下原則:充分溝通問題的嚴重性;使用熟悉的術(shù)語;不要得出沒有事實根據(jù)的結(jié)論;不要關(guān)注個人或他們的錯誤;不要批評;提供相關(guān)法規(guī)或外部參考;避免相互矛盾的信息;與會員共同審核不符合項,確保事實正確、公平。
8.15 推薦和業(yè)務(wù)改進建議
審計方還可根據(jù)經(jīng)驗,向會員提出有關(guān)如何整改不符合項的建議,或某些實踐盡管符合規(guī)定,但可用不同的方式或較的方式開展,為此向會員提出業(yè)務(wù)改進建議。
推薦或業(yè)務(wù)改進建議純粹是為了提供,其實施不具有強制性,而且必須在沒有偏見的條件下提供。會員沒有義務(wù)接受和/或?qū)嵤┻@些推薦和業(yè)務(wù)改進建議。后續(xù)的審計不應(yīng)根據(jù)這些業(yè)務(wù)改進建議的實施情況判斷績效。
較終還是由會員負責制定、實施整改措施。
業(yè)務(wù)改進建議是: 制度、程序和活動符合責任珠寶業(yè)**標準的相關(guān)規(guī)定,但是評估方或?qū)徲嫹脚卸ìF(xiàn)有過程存在改進余地的情形。業(yè)務(wù)改進建議是在沒有偏見的條件下提供,建議的實施不具有強制性。后續(xù)評估不應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)改進建議的實施情況判斷績效。
8.16 確定《實踐準則》中期審核的要求2013年,責任珠寶業(yè)針對按修訂后《實踐準則》認證,引入中期審核。可能需要根據(jù)風險開展中期審核,以確保會員繼續(xù)符合《責任珠寶業(yè)** 實踐準則》。
在評估初步認證審計和每次重新認證審計的結(jié)果時,審計方必須使用。
8.17 閉幕會議或結(jié)束會議
向會員口頭陳述初步審計結(jié)果和建議的閉幕會議或結(jié)束會議應(yīng)在審計方離開之前召開。
該會議應(yīng)用作最后一次機會:尋求會員對審計結(jié)果和不符合項的確認和理解;回答任何疑問;討論誤解和/或澄清分歧點;介紹后續(xù)步驟的概況;告知審計方日后應(yīng)發(fā)布記錄總體審計結(jié)果的詳細報告;如果需要,告知開展中期審核的需要(**于《實踐準則》);解釋審計方還將提供審計和符合性聲明給責任珠寶業(yè)**。
應(yīng)記錄與會人員的姓名。
RJC認證培訓8.18 批準針對《實踐準則》嚴重不符合項的整改措施計劃
先前提到,正在按照《實踐準則》開展認證的會員必須針對審計期間識別的所有嚴重不符合項制定合適的整改措施。這些內(nèi)容必須記錄在整改措施計劃中,在審計之后1個月內(nèi)提交給**審計方。
在批準整改措施計劃時,**審計方必須考慮并驗證,建議的措施針對不符合項的根本原因,防止發(fā)現(xiàn)的不符合項再次發(fā)生。此外,措施必須現(xiàn)實、“有的放矢”,盡可能在1年的認證周期內(nèi)完成。有些情況需要采取措施,解決嚴重不符合項的根本原因,需要1年以上的時間,此時必須 制定臨時的短期整改措施。這些措施必須減緩導致不符合項審計結(jié)果的事件的影響,直到可以實施長期、較*性的解決方案。
就批準整改措施計劃出現(xiàn)沖突或爭議的,責任珠寶業(yè)**管理團隊可討論整改措施的性質(zhì)和時間安排。
8.19 符合性聲明
在評估審計結(jié)果之后,審計方必須填寫附錄7中顯示的符合性聲明表格。按照2009版《實踐準則》和《產(chǎn)銷監(jiān)管鏈標準》做出的符合性聲明代替先前的“建議”,內(nèi)容包括:會員名稱;審計日期;責任珠寶業(yè)**標準;審計類型;與審計結(jié)果性質(zhì)相關(guān)的符合性聲明;定期審核的需求(**于《實踐準則》);確認開展審計的條件,并由**審計方簽署。
注:《評估工作手冊》(《實踐準則》)和評估工具包(產(chǎn)銷監(jiān)管鏈)中也含符合性聲明的模板。
8.20 監(jiān)測與評估數(shù)據(jù)
責任珠寶業(yè)**擁有監(jiān)測與評估(M&E)項目,用于符合《ISEAL影響規(guī)范》(2010版),旨在評估責任珠寶業(yè)**認證的影響。
自我評估和后續(xù)審計提供一種為責任珠寶業(yè)**監(jiān)測與評估項目收集數(shù)據(jù)的機制。相關(guān)數(shù)據(jù)必須與使用《評估工作手冊》所包含模板(便于的數(shù)據(jù)導入與分析)的《責任珠寶業(yè)**審計報告》一起提交給責任珠寶業(yè)** 。數(shù)據(jù)包括:有關(guān)范圍中定義的設(shè)施和業(yè)務(wù)活動的詳細信息;適用規(guī)定的列表;有關(guān)不符合項的統(tǒng)計數(shù)據(jù),包括按以下類別參考的規(guī)定和根本原因:
o 法律要求缺失或未知
o 不遵守適用法律
o 背離程序或界定的過程
o 文獻不完整或遺失
o 風險識別或評估無效
o 控制措施無效、不正確或缺失
o 文件或記錄控制不善
o 組織架構(gòu)無效
o 培訓不足
o 缺乏資源、時間或能力
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詞條說明
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