中國郵政EMS投資計劃及工程管理系統(tǒng)案例分析

時間：2015-06-23作者：建文軟件科技有限公司瀏覽：45

	 隨著全國郵政速遞物流業(yè)務(wù)的高速發(fā)展，黨***對郵政速遞物流提出了較高的要求。為貫徹落實張德江副**關(guān)于做大做強郵政速遞物流的重要指示，集團(tuán)公司編制了《速遞物流生產(chǎn)能力建設(shè)的規(guī)劃》，并以規(guī)劃為基礎(chǔ)下發(fā)了《關(guān)于印發(fā)加**遞物流生產(chǎn)能力建設(shè)意見的通知》（中國郵政【2009】284號文件）。文件中要求在2011年前，速遞物流共安排100個處理場地和倉儲中心項目的建設(shè)，目前集團(tuán)相關(guān)部門與速遞物流公司正在組織對各個項目進(jìn)行推進(jìn)中。


	


	    隨著速遞物流**化改革逐步到位，速遞物流**固定資產(chǎn)和工程項目的自主管理不斷加強，建立一套郵政速遞物流工程建設(shè)綜合管理系統(tǒng)已迫在眉睫。該系統(tǒng)的功能主要實現(xiàn)：全國郵政速遞物流**工程項目的電子化閉環(huán)管理，固定資產(chǎn)的信息化檔案管理，投資計劃的網(wǎng)上申報等等，旨在通過信息化手段，加強**的管理力度。長期以來，多數(shù)工程，由于戰(zhàn)線長，項目駐地分散、交通不便等原因，造成信息上傳下達(dá)不暢、不及時，嚴(yán)重影響管理行為的落實，業(yè)主、總監(jiān)辦對現(xiàn)場情況的掌握受到了限制，從而制約了決策的及時性和正確性；隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計算機作為一種新的工具，已經(jīng)對社會產(chǎn)生了**的影響。新的工具產(chǎn)生新的方法，計算機輔助工程項目管理已經(jīng)成為一種**、可行的新方法。利用計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可以大大提高信息溝通和數(shù)據(jù)采集的效率，可以把大量紛雜的信息進(jìn)行有序的組織。新的工具也帶來了新的思想。建立在計算機網(wǎng)絡(luò)世界基礎(chǔ)上的過程重建、學(xué)習(xí)型組織、知識管理等新思想紛紛被應(yīng)用到實踐中。


	 投資管理基建項目管理


	   中國郵政速遞物流投資管理采用自下而上的模式的匯總模式。


	


	    1.  由各省在年初上報投資預(yù)算，總部通過審批流程，較終確定各省投資計劃。（系統(tǒng)保留各省上報的投資預(yù)算和總部審批后的較終核 定數(shù)）。
     2. 由各省分項目上報實際完成投資額，，匯總?cè)珖顿Y完成情況表。
     3. 根據(jù)各省上報的每月完成情況、項目的進(jìn)展情況和資金的實際投入情況，結(jié)合投資預(yù)算，形成對應(yīng)的完成情況報表，可以清楚的了解到項目目前的資金使用情況，匯總出月度、季度、年度全國付款計劃表。


	 


	 基建項目管理


	


	 3.1 業(yè)務(wù)模塊


	  1. 項目預(yù)立項   項目正式立項前，由各省用戶需在系統(tǒng)內(nèi)填報項目預(yù)立項申請。


	  2. 項目正式立項申請   集團(tuán)用戶對預(yù)立項項目審核通過后的，項目自動標(biāo)識：“同意上報立項請示”。


	


	 3. 立項批復(fù)   通過公司的公文流轉(zhuǎn)正式批復(fù)項目立項后，由集團(tuán)用戶審批，項目狀態(tài)：“已立項，待可研（未審核）” 


	


	  4. 可研預(yù)審   由規(guī)劃院用戶上報可研文件，公司總部用戶及省用戶對其進(jìn)行審核，并將審核意見提交規(guī)劃院用戶。預(yù)審?fù)ㄟ^后，項目標(biāo)識改為“通過可研預(yù)審、待召開評審會”。    


	       
 


	 5. 可研批復(fù)   評審會召開后，由公司總部用戶將項目標(biāo)識改為：“可研已批復(fù)，待初步設(shè)計”。


	 6. 工藝對土建的要求  與可研批復(fù)相同，先預(yù)審，預(yù)審?fù)ㄟ^后再上報正式資料。


	 7. 工程相關(guān)單位信息   建立工程相關(guān)單位基本信息庫，由各省用戶在立項批復(fù)、可研預(yù)審、可研批復(fù)、工藝對土建的要求期間，填報建設(shè)單位、工程建設(shè)小組名單及聯(lián)系方式和相關(guān)單位基本信息。
約束關(guān)系：立項批復(fù)后，初步設(shè)計評審前，各省用戶**填報工程相關(guān)單位信息，否則不能進(jìn)入進(jìn)入初步設(shè)計評審環(huán)節(jié)。


	


	 8. 重大變更管理   項目在可研批復(fù)之后、初步設(shè)計審批之前，有可能出現(xiàn)重大的變更，把重大變更過程在系統(tǒng)中以電子流程的形式進(jìn)行管理，可根據(jù)需要對不同類別的變更文檔定制不同的變更流程。對審核、審批、標(biāo)準(zhǔn)化、及相關(guān)的評審人員，流程流轉(zhuǎn)到該環(huán)節(jié)時，系統(tǒng)自動進(jìn)行通知.  


	


	 9. 初步設(shè)計評審  項目通過初步設(shè)計評審后，由集團(tuán)用戶將項目標(biāo)識改為：“通過初步設(shè)計、待開工”。
用戶可在此期間，隨時上報資料，供系統(tǒng)存檔。


	 


	 10. 項目招標(biāo)管理  在項目狀態(tài)為：“通過初步設(shè)計、待開工”后，相關(guān)招標(biāo)責(zé)任單位或部門方可上報招標(biāo)過程中相關(guān)文件，供系統(tǒng)存檔和檢索。


	 11. 工程施工管理   項目進(jìn)入施工階段后，**由各省用戶將項目標(biāo)識改為：“已開工”，否則不能上報項目報表和進(jìn)度表。
通過招標(biāo)文件，實現(xiàn)工程關(guān)鍵進(jìn)度完成時間提示功能，關(guān)鍵進(jìn)度由各省用戶輸入。


	             


	  ? 本模塊數(shù)據(jù)檔案：由建設(shè)單位，按照資金使用情況，按月填報項目完成進(jìn)度表。（注：表格按初步設(shè)計概算表格式填報，形成概算與實際費用的對比）。


	  ? 本模塊資料檔案：由建設(shè)單位上報項目月報、季報、年報等文字材料；各種會議紀(jì)要的掃描存檔。系統(tǒng)同時支持直接錄入和上報兩種方式。


	 12.  項目初步驗收管理   由建設(shè)單位上報初步驗收申請，申請走系統(tǒng)流程，由集團(tuán)用戶批準(zhǔn)申請后，系統(tǒng)自動將項目標(biāo)識改為：“已竣工，待初步驗收”； 建設(shè)單位上報相關(guān)資料文檔，集團(tuán)將項目標(biāo)識改為：“已通過初驗，待終驗”。
      標(biāo)示約束關(guān)系：已竣工，待初步驗收—》已通過初驗，待終驗。


	             


	  13. 項目試運行管理   在項目已通過初驗，待終驗階段，由建設(shè)單位按月上報項目試運行報告；系統(tǒng)支持直接錄入系統(tǒng)和上報兩種方式。
   本模塊數(shù)據(jù)資料檔案：由建設(shè)單位按月上報項目相關(guān)數(shù)據(jù)，包括業(yè)務(wù)（工程量）量、業(yè)務(wù)收入、成本支出，計算項目當(dāng)月利潤。


	 14. 項目竣工驗收管理     由建設(shè)單位上報竣工驗收申請，申請走系統(tǒng)流程，由集團(tuán)用戶批準(zhǔn)申請后，系統(tǒng)自動將項目標(biāo)識改為：“待竣工驗收”， 由集團(tuán)手工將項目標(biāo)識改為：“項目完成”。
   標(biāo)示約束關(guān)系：待竣工驗收—》項目完成。


	   ? 本模塊數(shù)據(jù)檔案：項目財務(wù)較終審計數(shù)據(jù)。


	   ? 本模塊資料檔案：上報竣工驗收相關(guān)文檔。


	    


	  15. 項目后期監(jiān)督管理    由建設(shè)單位，依據(jù)相應(yīng)權(quán)限，按年上報項目損益核算數(shù)據(jù)。


	  16. 綜合查詢    綜合查詢模塊，是針對項目過程中的各個階段產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行匯總查詢和統(tǒng)計分析的應(yīng)用模塊。提供豐富檢索條件的查詢功能方便對項目數(shù)據(jù)的查詢，同時定制一些常用報表以方便工作人員對項目數(shù)據(jù)的統(tǒng)計。全面、**、及時、正確的反映建設(shè)項目情況。
    系統(tǒng)提供豐富的報表，從不同的視角*反映項目的各類情況，為項目管理與決策人員提供分析決策的**手資料，包括各類基 層報表、匯總表以及臺帳等，從而使企業(yè)決策層以及主管部門能夠方便快捷的了解項目的實際進(jìn)展情況，為**各類項目決策提供*支持，其中分析統(tǒng)計的內(nèi)容和方式都是多種多樣的，包括單個項目查詢、多個項目比對分析、多項目資金匯總表、多項目進(jìn)度表，分部分項對比表、概算與實際費用的對比表、等該部分支持導(dǎo)出EXCEL和打印。


	  17. 項目效益分析   項目確定之后，應(yīng)該對項目進(jìn)行效益評價。


	           


	   ? 項目EVMS分析：通過對項目實施過程中各階段填報的資本完成情況數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，建立態(tài)勢曲線，并與計劃進(jìn)度基準(zhǔn)曲線對比，及時準(zhǔn)確的了解項目真實進(jìn)展情況，預(yù)測項目的偏差與發(fā)展。


	             


	
   例如：
   分析單個項目，表如下：分析方法1：依據(jù)基準(zhǔn)計劃進(jìn)度**   


	            


	   ?  消耗與成果之間的比較，,即產(chǎn)出與投入或所得與所費的對比。經(jīng)濟(jì)效益的含義,規(guī)定了經(jīng)濟(jì)效益分析方法有兩種基本形式。如果我們用C表示費用,用B表示收益,用E表示經(jīng)濟(jì)效益,則E=B-C或E=B/C。B-C和B/C從兩個不同角度反映項目的經(jīng)濟(jì)效益。圍繞這兩種基本分析方法,可設(shè)計各種各樣的經(jīng)濟(jì)評價指標(biāo)。例如反映B-C的指標(biāo)有凈現(xiàn)值、凈年值等,這類指標(biāo)反映項目凈收益的**量,稱為**型指標(biāo)。B/C反映單位消耗的收益,例如投資收益率、凈現(xiàn)值指數(shù)等,這類指標(biāo)稱為效率型指標(biāo)。


	 項目效益分析，可根據(jù)具體情況和數(shù)學(xué)模型定制適合的某些分析方法。


	   實施效果
    速遞物流工程建設(shè)綜合管理系統(tǒng)實現(xiàn)了速遞物流工程的信息化閉環(huán)管理。系統(tǒng)實現(xiàn)以下四個方面： 


	    實現(xiàn)了各個層面及時查閱檔案
    集團(tuán)公司現(xiàn)有的紙質(zhì)卡片管理模式，查詢較為繁瑣，很多數(shù)據(jù)由于長時間無人較新，無法動態(tài)掌握現(xiàn)實情況，給項目管理帶來很多不便。同時，在工程項目建設(shè)中，很多**文件沒有電子版，省公司也只留存復(fù)印版本，而集團(tuán)公司對此類**批文大多都不掌握，這給今后的股份制公司的管理也將帶來很多不便。


	    我們知道，高層**如同戰(zhàn)場指揮官一樣，做出的正確、及時的決策，基于準(zhǔn)確、及時的*。如果項目的各種數(shù)據(jù)和信息，既不準(zhǔn)確、又不及時，高層**是無法做出及時的科學(xué)決策。在面臨這種問題的時候， 高層**只能要么將問題擱置一下——等待情況較清楚后再決定如何做。要么，高層**就**事必躬親，親自深入到問題的細(xì)節(jié)，只有真正掌握問題的實質(zhì)后，高層**才能夠正確的決策。 項目數(shù)據(jù)做到既正確又及時，是非常困難的。數(shù)據(jù)來源眾多，彼此相互關(guān)聯(lián)。項目的進(jìn)度數(shù)據(jù)可能從項目經(jīng)理得到，項目的成本費用數(shù)據(jù)需要從財務(wù)部門獲得，其他的數(shù)據(jù)也許又有其他來源。較重要的是，如果原始數(shù)據(jù)采集后，經(jīng)過多道人工處理加工后，就會出現(xiàn)非常嚴(yán)重的失真。我們**認(rèn)識到，到達(dá)高層**的項目信息，未必是真實的，甚至是嚴(yán)重失真的。
采用信息化手段將工程建設(shè)中每個主要環(huán)節(jié)的電子化檔案歸集，有利于各個層面及時查閱檔案。
 


	   實現(xiàn)了實時動態(tài)了解信息
   目前速遞物流作為**部門，僅僅是被動提一些業(yè)務(wù)需求和建議，并沒有實質(zhì)性的參與項目全過程的管理，對建設(shè)項目的掌控能力不強。通過信息化監(jiān)控工程建設(shè)的進(jìn)展情況，有利于實時動態(tài)了解信息。
   很顯然，各省、集團(tuán)公司對于項目的關(guān)注角度是不同的，因而對于項目管理軟件也有*不同的需求。下圖表示企業(yè)不同的管理層次對于項目管理軟件的不同需求： 


	


	  ? 在實施層，項目管理軟件是項目經(jīng)理和項目團(tuán)隊執(zhí)行項目的工具。


	  ? 在各省公司，項目管理軟件是固化各省項目管理體系的工具。


	  ? 在集團(tuán)公司，項目管理軟件是項目執(zhí)行透明化、掌握數(shù)據(jù)科學(xué)決策的支撐工具。


	   實現(xiàn)了統(tǒng)一成本效益標(biāo)準(zhǔn)，為工程項目盈虧分析提供數(shù)據(jù)支撐
   正如戰(zhàn)場指揮官**隨時了解下屬*的狀況，高層**需要掌控項目進(jìn)展與績效。但往往很多項目是“一團(tuán)迷霧” ，項目在如何進(jìn)展？項目是否完成了某項關(guān)鍵工作？項目是否達(dá)到了某個重要里程碑？項目現(xiàn)在存在什么問題？有沒有影響**的風(fēng)險？顯然， 如果項目實施不能夠做到“透明化” ，而是“一團(tuán)迷霧” ，高層**將無法掌握項目進(jìn)展與績效，無法預(yù)見到問題，只能被動接受項目的結(jié)果。


	
 


	
   由于各省暫無**部門和人員，因此有關(guān)工程項目上報的資料標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)不規(guī)范，亟待需要公司總部有一個標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的綜合管理系統(tǒng)，對工程項目進(jìn)行規(guī)范管理；通過業(yè)務(wù)、財務(wù)指標(biāo)評判工程項目的效益分析，有利于統(tǒng)一成本效益標(biāo)準(zhǔn)，為工程項目盈虧分析提供數(shù)據(jù)支撐。


	   實現(xiàn)了規(guī)范檔案整理，沉淀歷史數(shù)據(jù)
   沒有積累就沒有進(jìn)步，但是項目經(jīng)驗的積累相當(dāng)困難。建文軟件遵循 PMI 的項目級和組織級管理的理論模型，覆蓋項目－項目群－項目組合的管理，項目管理不是在真空中進(jìn)行的，項目級管理需要組織內(nèi)部環(huán)境的支持，即組織級管理的支持。通過綜合項目管理系統(tǒng)，較終形成每個速遞物流工程項目的電子化檔案存檔，有利于規(guī)范檔案整理，沉淀歷史數(shù)據(jù)，為今后的工程項目建設(shè)提供基礎(chǔ)。


	
 


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