文書類電子檔案有哪些質量要求？

時間：2020-12-01

會博通檔案管理系統(tǒng)*產品經(jīng)理指出：文書類電子文件（檔案）的收集、整理、鑒定等，應符合國家檔案局令*8號、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22）等要求，此外，在辦公自動化等業(yè)務系統(tǒng)形成并歸檔保存的電子公文，其質量還需滿足以下要求。
1、完整性

對于同一事由的往來電子公文齊全、完整，電子公文的組件——正本、定稿、公文處理單、集中記錄修改過程的彩色留痕稿以及確有必要保存的重要修改稿等齊全、完整；紅頭、電子印章齊全、完整；文件標題、文號、主送機關、正文、發(fā)文機關署名和成文日期6個要素齊全、完整。

2、版面格式要求

電子公文正本的公文格式應符合《黨政機關公文處理工作條例》*三章要求，正本的頁面尺寸及版面要求、公文格式各要素編排規(guī)則、公文的特定格式、式樣應分別符合《黨政機關公文格式》（GB/T 9704-2012）*5章、*7章、*10章、*11章的要求。


3、文件格式要求

電子公文的正本、定稿、公文處理單應以OFD、PDF、PDF/A等版式文檔格式歸檔保存，版式文檔格式應符合《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T 47-2009），并支持向同級國家綜合檔案館采用的長期保存格式轉換；集中記錄修改過程的彩色留痕稿以及確有必要保存的重要修改稿可以WPS、RTF、DOC等同級國家綜合檔案館認可的格式歸檔保存。

4、元數(shù)據(jù)捕獲要求

應參照《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46-2009）設置、捕獲電子公文元數(shù)據(jù)，至少應包括：聚合層次、來源、立檔單位名稱、電子文件號、檔號、年度、保管期限、內容描述、題名、日期、密級、形式特征、存儲位置、脫機載體編號、權限管理、機構人員名稱、業(yè)務狀態(tài)、業(yè)務行為、行為時間、實體標識符20項。

5、封裝要求

若條件成熟，根據(jù)同級國家綜合檔案館要求，可以對文書類電子檔案與其元數(shù)據(jù)進行封裝。封裝可參照《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T 48-2009）執(zhí)行。

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