如何有效管理企業(yè)ERP軟件系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

時間：2021-03-09作者：仁和興業(yè)（深圳）軟件有限公司瀏覽：109

ERP軟件的主要作用就是對企業(yè)信息的整合，而信息的載體和表達(dá)都要通過數(shù)據(jù)完成。對項目實施來講，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作難度較大。
首先，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)涉及面廣，涵蓋了企業(yè)中所有可見信息和不可見信息。物料基本信息，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)，會計科目，供應(yīng)商客戶信息，部門、工廠、倉庫、車間信息等等屬于可見信息，這些信息在手工作業(yè)中也會用到。不可見信息如單據(jù)類型、倉庫性質(zhì)、計劃參數(shù)等，這些信息在手工管理信息時是不會涉及到的，它們會影響到系統(tǒng)計算。
數(shù)據(jù)的正確性是較重要的，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是許多程序正確運行的基礎(chǔ)，為了幫助企業(yè)較有效地實施ERP，下面談一下如何快速、低成本、低錯誤率地完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。
第一步：確定工作范圍
首先根據(jù)ERP項目范圍確定哪些數(shù)據(jù)需要準(zhǔn)備，然后確定參與部門和人員配備，進而確定工作計劃，切記不可將所有工作只交給一個部門甚至一個人做，必須對此項工作的艱難程度有充分的認(rèn)識。工作計劃中還要注意安排定期的會議，以方便工作人員之間溝通。
第二步：建立必要的編碼原則
ERP軟件對數(shù)據(jù)的管理是通過編碼實現(xiàn)的，編碼可以對數(shù)據(jù)進行一的標(biāo)識，并且貫穿以后的查詢和應(yīng)用，建立編碼原則是為了使后面的工作有一個可以遵循的原則，也為龐雜的數(shù)據(jù)確定了數(shù)據(jù)庫可以識別的一標(biāo)識方法，所謂磨刀不誤砍柴工，大家切不可急于求成，忽略了這些重要的工作。
第三步：BOM結(jié)構(gòu)的確定（根據(jù)企業(yè)情況可選）
如果企業(yè)應(yīng)用生產(chǎn)系統(tǒng)、計劃或產(chǎn)品研發(fā)模塊，BOM就是必須的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。這里首先應(yīng)該明確原料到半成品、半成品到產(chǎn)品的級次關(guān)系，這步工作的難點是半成品設(shè)定的問題。如果半成品設(shè)定層次少或?qū)哟尾辉O(shè)定，今后的統(tǒng)計分析就不能細(xì)化；如果半成品設(shè)定多，就會大大增加數(shù)據(jù)量。如果遇到下列情況，那么半成品要設(shè)置編碼管理：對半成品建立庫存賬、或者采用安全庫存管理、半成品對外銷售或用于售后服務(wù)等.               
第四步：收集**手資料，將原來的離散數(shù)據(jù)從不同部門集中
在這些離散數(shù)據(jù)中，僅物料基本信息一項，字段就包括生產(chǎn)、采購、銷售、庫存、財務(wù)的信息。在這步中，應(yīng)利用統(tǒng)一格式的表格在各個部門間交叉流轉(zhuǎn)，讓各部門將與自己相關(guān)的數(shù)據(jù)填入表格，完成后傳遞給下個部門，以此類推，直到完成此步工作。在工作中應(yīng)注意傳遞的安排，傳遞路徑需提前確定。為了保證工期，可以讓不同部門同時開始，然后交叉?zhèn)鬟f，或者一個部門完成一小部分后就傳遞給下個部門。同時，將每張發(fā)出的表格統(tǒng)一編號（一），并在部門間交接時做好記錄，這樣不僅可以控制進度，還能避免數(shù)據(jù)丟失。
第五步：數(shù)據(jù)檢查
數(shù)據(jù)整理好要進行檢查，先從整體檢查再到各模塊檢查。
完整性檢查：完整性即記錄數(shù)量是否完整?？梢哉埰髽I(yè)中有經(jīng)驗的人員復(fù)查或計算一下總數(shù)，將其和歷史數(shù)據(jù)比較；
正確性檢查：正確性的范圍很廣，可以由企業(yè)自己根據(jù)需要制定檢查原則，有些錯誤如會計科目是資產(chǎn)類型的。
一性檢查：數(shù)據(jù)的一性應(yīng)該從兩個角度檢查，常見錯誤有多個實物編成同一個編碼，如果以后錄入系統(tǒng)，成熟的ERP軟件會提示編碼已經(jīng)存在，并拒絕接受。
在改正錯誤的同時，要做好資料版本的控制，這個工作在多部門參與的數(shù)據(jù)整理工作中尤為重要，資料數(shù)據(jù)的較新與及時同步。
在收集和整理這兩個步驟中，各企業(yè)根據(jù)自身員工的技術(shù)和特長，通常會用一些工具軟件輔助數(shù)據(jù)收集和整理工作，常用的有MS Excel、Access、FoxPro、SQL server等，如果依靠人工比對檢查，所需的時間和工作量都是企業(yè)無法承受的。
ERP基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備這項工作的重點不是在數(shù)據(jù)本身，嚴(yán)密的計劃和合理的組織才是完成這項艱巨工作的較好手段。
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