昆明檔案掃描數(shù)字化加工出現(xiàn)的問題如何應(yīng)對(duì)

時(shí)間：2021-12-28作者：漢大科技云南有限公司瀏覽：108

檔案數(shù)字化是當(dāng)前及今后一段時(shí)期內(nèi)檔案管理工作的重要內(nèi)容之一，直接關(guān)系著檔案事業(yè)能否穩(wěn)定、持續(xù)、健康的發(fā)展。檔案掃描作為檔案數(shù)字化工作的**組成部分，已成為檔案部門的一項(xiàng)常態(tài)化工作，掃描人員只有熟諳具體規(guī)范，掌握掃描標(biāo)準(zhǔn)，并在工作中積極總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，才能夠把這項(xiàng)工作很好地完成。

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昆明檔案掃描中出現(xiàn)的問題如何應(yīng)對(duì)

那么如何應(yīng)對(duì)在掃描工作中出現(xiàn)的問題？

01做好掃描工作的**層設(shè)計(jì)

掃描工作的**層設(shè)計(jì)即掃描工作與有關(guān)工作之間的統(tǒng)籌規(guī)劃，主要分為三個(gè)方面的內(nèi)容。

? 明確檔案數(shù)字化工作是立檔單位自主加工還是業(yè)務(wù)外包，便于單位做好自身工作任務(wù)的安排。

? 統(tǒng)籌好檔案部門一個(gè)年度內(nèi)掃描工作任務(wù)量與其他工作之間的關(guān)系，合理制定工作計(jì)劃。

? 規(guī)劃好要掃描檔案之間的先后順序，明確掃描范圍。一般參考四個(gè)原則：

年代就近**原則

以當(dāng)年接收檔案為**進(jìn)行掃描。

檔案**原則

根據(jù)檔案文件的保存**，依據(jù)檔案內(nèi)容提出**度量標(biāo)準(zhǔn)，如保管期限在*、30年以上的檔案文件(共性和個(gè)性問題除外)全部掃描；保管期限在15年以下的檔案文件根據(jù)近幾年利用情況統(tǒng)計(jì)分析，專題性、階段性地進(jìn)行掃描。

公開檔案文件**原則

以當(dāng)年接檔案文件保密期限標(biāo)識(shí)為公開的檔案文件**，便于網(wǎng)上查閱檔案，減少提供利用中的中間環(huán)節(jié)。收檔案為**進(jìn)行掃描。

系統(tǒng)原則

保證一個(gè)機(jī)關(guān)或一個(gè)單位檔案數(shù)字化范圍的一致性、系統(tǒng)性。

服務(wù)利用原則

在確定檔案數(shù)字化范圍時(shí)，既要從文檔中心職能上考慮，也要考慮如何發(fā)揮文檔管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)查詢的優(yōu)勢(shì)，在保證檔案安全的情況下擴(kuò)大掃描范圍。

總體上，檔案數(shù)字化掃描工作要采取逐步推進(jìn)、有的放矢、部分**的原則，在有限的資金和時(shí)間投入下，**掃描損毀度高、利用頻率高、保存**較高的檔案，對(duì)于那些不太重要的檔案可以延后掃描，有效地節(jié)省時(shí)間、人力和財(cái)力投入，提高掃描的效率，加快數(shù)字化進(jìn)程。

? 完善檔案數(shù)字化相關(guān)工作的管理制度，并在紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程嚴(yán)格執(zhí)行，確保檔案的安全和工作的**銜接。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作涉及崗位、場(chǎng)地、設(shè)備、數(shù)據(jù)、檔案實(shí)體等，要做好這項(xiàng)工作，應(yīng)從這幾個(gè)方面制定相應(yīng)的制度，如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》《數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數(shù)字化驗(yàn)收工作細(xì)則》《數(shù)字化工作制度》《設(shè)備管理制度》等。

02加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，降低掃描成本

**齊全的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施能夠在很大程度上降低掃描成本，提升掃描工作的效率：

? 硬件方面，應(yīng)配備計(jì)算機(jī)、掃描儀等成套設(shè)備，使之適應(yīng)系統(tǒng)中大量數(shù)據(jù)的快速處理，文字圖片的掃描及聲像資料的錄入、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)等，由于檔案掃描工作對(duì)設(shè)備的功能性要求根據(jù)檔案性質(zhì)不同而有所區(qū)別，所以應(yīng)該根據(jù)工作的實(shí)際需求，合理配置，提升設(shè)備的性價(jià)比。目前市場(chǎng)上有平板式掃描儀、滾筒式掃描儀、**置式掃描儀等，應(yīng)根據(jù)需要和檔案的紙張質(zhì)量進(jìn)行選擇。

? 軟件方面，如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序等，應(yīng)在考慮到軟件功用性的基礎(chǔ)上，兼顧軟件的可操作性和簡(jiǎn)便性，努力在軟件的可操作性、方便性與功用性之間尋找平衡點(diǎn)。

? 設(shè)備的配置要考慮到發(fā)展的因素，確?，F(xiàn)階段的配置能夠滿足在今后一定時(shí)期內(nèi)的可用性，避免設(shè)備因不能滿足發(fā)展的需求而過早的較新?lián)Q代。

03明確掃描標(biāo)準(zhǔn)

科學(xué)、規(guī)范、可行的工作標(biāo)準(zhǔn)能夠**數(shù)字化掃描工作的順利有序開展，使掃描人員具體操作時(shí)有據(jù)可依：

? 明確設(shè)置掃描參數(shù)

在掃描前要依據(jù)為《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》及《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指南》中的相關(guān)要求，針對(duì)不同類型檔案的掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲(chǔ)格式進(jìn)行判斷和設(shè)置，使得不同紙質(zhì)檔案經(jīng)掃描后圖像的清晰度與存儲(chǔ)大小達(dá)到較佳平衡點(diǎn)，既有利于節(jié)省計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)空間，又能夠清晰完整地保存圖像，方便檔案信息資源的傳輸、存儲(chǔ)、共享和利用。

? 加強(qiáng)掃描過程中檔案的保護(hù)

掃描過程中，翻動(dòng)紙張時(shí)，不要用力過度，注意保護(hù)脆弱紙張；儀器蓋壓制檔案時(shí)要輕放輕拿，不要因?yàn)橛昧^猛損害原件；如紙張過大，而掃描儀比較小的情況下，需采用分塊掃描，過大的紙張不宜折疊，應(yīng)保護(hù)檔案原件。

04提高掃描人員專業(yè)水平

造成檔案文件漏掃、多掃、重掃的主要原因包括以下兩方面：一是檔案整理工作不規(guī)范；二是掃描過程中掃描人員人為失誤。因此，除了重視掃描之前做好檔案整理工作，還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)掃描人員關(guān)于操作流程與標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)與傳達(dá)力度，提高其專業(yè)水平和責(zé)任心，確保他們熟練掌握操作流程、熟知有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，從主觀上徹底消除掃描中因失誤而造成的漏掃、多掃和重掃的問題。

05做好掃描后期管理

將掃描后的圖像內(nèi)容與檔案原件進(jìn)行校對(duì)，這是一項(xiàng)不可缺少的工作。校對(duì)工作要根據(jù)加工進(jìn)度按階段進(jìn)行，絕不能在最后階段集中突擊校驗(yàn)。首先，核對(duì)案卷原件與數(shù)字化后的檔案內(nèi)容，保證圖像質(zhì)量。?主要包括掃描文件清晰度的檢查及掃描圖像是否有歪斜現(xiàn)象，進(jìn)行糾錯(cuò)及糾偏處理。其次，對(duì)合成的圖像逐項(xiàng)核對(duì)，確保內(nèi)容完整一致。

漢大科技云南有限公司是一家專注于檔案綜合服務(wù)與檔案利用研究的技術(shù)服務(wù)型公司，致力于檔案規(guī)范化與信息化的研究與探索。公司擁有完善的從研發(fā)到執(zhí)行的服務(wù)體系，始終秉承“安全、規(guī)范、和諧、高效”的服務(wù)宗旨，為用戶提供集智慧檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)集成、檔案大數(shù)據(jù)及云服務(wù)于一體的綜合信息技術(shù)服務(wù)。檔案整理及數(shù)字化服務(wù)，人員經(jīng)過嚴(yán)格保密培訓(xùn)，持證上崗，規(guī)范現(xiàn)場(chǎng)流程管理，保留所有過程信息，協(xié)助梳理歸檔流程，完善檔案工作報(bào)表，加工數(shù)據(jù)4級(jí)質(zhì)檢，3年免費(fèi)售后，自營(yíng)團(tuán)隊(duì)強(qiáng)大價(jià)格優(yōu)勢(shì)


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• 詞條

  詞條說明

• 云南檔案數(shù)字化加工流程

  掃描過程是排序過程之后的*二個(gè)過程。它的主要功能是通過一個(gè)特殊的掃描儀，將已排序和已排序的紙質(zhì)文件生成高質(zhì)量的圖像文件，并對(duì)圖像進(jìn)行壓縮和存儲(chǔ)，為下一步處理提供基本的圖像數(shù)據(jù)。掃描過程的功能和職責(zé)主要包括數(shù)據(jù)掃描、特殊數(shù)據(jù)的重復(fù)掃描和頁(yè)碼驗(yàn)證。下面將逐一介紹。（1） 紙質(zhì)檔案的順序掃描工作人員將分揀的紙質(zhì)文件放入掃描儀的入口處，以便掃描并生成連續(xù)的圖像文件。該程序?qū)⒆詣?dòng)壓縮和存儲(chǔ)掃描生成的圖像數(shù)據(jù)

• 昆明檔案掃描如何應(yīng)對(duì)工作中的問題

  01做好掃描工作的**層設(shè)計(jì)掃描工作的**層設(shè)計(jì)即掃描工作與有關(guān)工作之間的統(tǒng)籌規(guī)劃，主要分為三個(gè)方面的內(nèi)容。??明確檔案數(shù)字化工作是立檔單位自主加工還是業(yè)務(wù)外包，便于單位做好自身工作任務(wù)的安排。??統(tǒng)籌好檔案部門一個(gè)年度內(nèi)掃描工作任務(wù)量與其他工作之間的關(guān)系，合理制定工作計(jì)劃。??規(guī)劃好要掃描檔案之間的先后順序，明確掃描范圍。一般參考四個(gè)原則：年代就近**原則以當(dāng)年接收檔案

• 檔案整理和數(shù)字化加工

  檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)總體流程包括：檔案調(diào)卷、整理及著錄、檔案掃描、影像處理、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、完整歸還、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)掛接。檔案整理和數(shù)字化加工01、檔案調(diào)卷檔案調(diào)卷這個(gè)過程是一個(gè)的負(fù)責(zé)人與檔案庫(kù)房管理員共同完成。將待加工的檔案從庫(kù)房搬運(yùn)到加工現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)檔案要逐份清點(diǎn)，并辦理檔案交接登記，確定無(wú)誤后方可進(jìn)行拆卷環(huán)節(jié)的工作。02、整理及著錄檔案目錄的整理是數(shù)字化加工工作的前提條件，如果沒有正確的檔案目錄，會(huì)給后

• 昆明檔案數(shù)字化加工

  在我看來，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化主要有以下三個(gè)方面的優(yōu)點(diǎn)：一、是提高工作效率。在干部工作中在使用檔案時(shí)能快速查閱檔案，在管理檔案時(shí)，從傳統(tǒng)的查詢工作中解脫出來，大大提高了工作效率，使檔案管理再上一個(gè)新臺(tái)階。二、是檔案信息得到有效利用，實(shí)現(xiàn)資源共享?？僧惖貙?shí)時(shí)為利用者提供數(shù)字檔案信息，打破了傳統(tǒng)利用方式和時(shí)空局限，并可多人在各自計(jì)算機(jī)上同時(shí)查找利用同一份電子檔案，大大提升了檔案服務(wù)的總體水平。三、是促進(jìn)了