檔案整理和數(shù)字化加工

時間：2023-02-17作者：漢大科技云南有限公司瀏覽：81

檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)總體流程包括：檔案調(diào)卷、整理及著錄、檔案掃描、影像處理、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、完整歸還、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)掛接。
檔案整理和數(shù)字化加工



01、檔案調(diào)卷
檔案調(diào)卷這個過程是一個的負(fù)責(zé)人與檔案庫房管理員共同完成。將待加工的檔案從庫房搬運(yùn)到加工現(xiàn)場，對檔案要逐份清點(diǎn)，并辦理檔案交接登記，確定無誤后方可進(jìn)行拆卷環(huán)節(jié)的工作。



02、整理及著錄
檔案目錄的整理是數(shù)字化加工工作的前提條件，如果沒有正確的檔案目錄，會給后序工作帶來很大的麻煩，所以在數(shù)字化加工之前有完整且正確的檔案目錄。對于待加工的檔案，要制作電子目錄。制作途徑有兩種:
（一）使用數(shù)字化加工軟件的數(shù)據(jù)錄入功能，進(jìn)行目錄制作。
（二）使用Excel表格方式制作。
如果用戶提供的有紙質(zhì)目錄或電子目錄，要認(rèn)真核對有無錯漏現(xiàn)象，找出錯誤并修正。對于錯誤或疏漏的修正，具體操作細(xì)則如下：
1、如果用戶提供的目錄和紙質(zhì)檔案不對照的，應(yīng)該以紙質(zhì)檔案原文內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行錄入，并刪除錯誤信息。
2、著錄項(xiàng)相關(guān)內(nèi)容錄入要完整。在實(shí)際著錄中以下著錄項(xiàng)，且與紙質(zhì)檔案要一一對照：以“卷”為管理單位的年度、期限、卷號、題名、卷內(nèi)文件序號、卷內(nèi)文件題名、卷內(nèi)文件頁號等。以“件”為管理單位的年度、期限、件號、頁數(shù)、題名等。
3、如果目錄內(nèi)容有錯（如主題內(nèi)容，文號等），以紙質(zhì)檔案信息為準(zhǔn)。
4、如遇到較少見的繁體字或不清晰的字體，不允許擅自解決，所有的繁體字在錄入時應(yīng)錄入為簡體字。
5、如遇到無題名的檔案，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容提煉總結(jié)出準(zhǔn)確的題名錄入。
6、頁碼標(biāo)注。整理著錄的同時，檢查案卷的完整性，是否有缺頁、漏頁、錯編現(xiàn)象，正、副卷標(biāo)注是否正確，有問題及時反饋。沒有問題時，用2B鉛筆對紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)注頁碼，正面標(biāo)注在右上方，背面標(biāo)注在左上方，頁碼字體工整、大小適中。
7、分卷事項(xiàng)。檔號保持不變。如果紙質(zhì)檔案分多卷，需核對卷內(nèi)順序號，增加一條案卷目錄，每個分卷都要對應(yīng)一條案卷目錄（不能兩個分卷對應(yīng)一個目錄）。
8、檔號、卷號、件號、頁號中不能出現(xiàn)正反斜杠（,/），如果發(fā)現(xiàn)要改成中劃線（-）（注意：中劃線錄入時，要使用英文輸入法下的半腳錄入），日期格式統(tǒng)一采用8位數(shù)字，如20120206，不足8位時補(bǔ)0。



03、檔案掃描
檔案掃描是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子文件的過程，掃描的操作順序：
1、導(dǎo)入檔案目錄到檔案數(shù)字化加工軟件；
2、通過生成計(jì)算機(jī)磁盤樹型文件目錄結(jié)構(gòu)；
3、開始掃描檔案；
掃描中的操作細(xì)節(jié)及要求如下：
1、掃描后的文件存儲格式應(yīng)為TIFF格式，分辨率為300dpi，以黑白掃描為主，特殊情況下，如掃描照片時，設(shè)置顏色為“灰度”。
2、檔案掃描的過程要把檔案紙張放置整齊，避免掃描過程中出現(xiàn)卡紙或者掃描數(shù)據(jù)不完全顯示的現(xiàn)象。發(fā)現(xiàn)檔案漏掃時，應(yīng)及時補(bǔ)掃并正確插入圖像。發(fā)現(xiàn)掃描影像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整。
3、掃描過程中如有圖紙或其它原因不能拆分的檔案要用平臺掃描儀進(jìn)行掃描。（掃描分辨率一般建議選擇≥300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。）



04、影像處理
影像處理要以視覺清晰、頁面完整為準(zhǔn)，對圖像頁面出現(xiàn)偏斜及圖像頁面中出現(xiàn)影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)進(jìn)行校正和處理。
影像處理時，要保留文件編號與文件頁碼。特殊情況下，如掃描的照片不用進(jìn)行影像處理。
影像處理的過程中切勿操之過急，為了確保影像確實(shí)處理成功了，要務(wù)必看到了處理后的效果。如果發(fā)現(xiàn)影像質(zhì)量不符合要求，應(yīng)重新對圖像進(jìn)行掃描（初次掃描的圖像要保留）。影像處理過程中應(yīng)遵循在不影響可視度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。影像處理前的數(shù)據(jù)要保留。
具體操作細(xì)節(jié)如下：
1、對圖像偏斜度、清晰度、失真度、去污點(diǎn)、去黑邊等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理，初掃要保留。
2、發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應(yīng)及時補(bǔ)掃并正確插入圖像，發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整，處理時要保留文件編號與文件頁碼。
3、大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以檔案數(shù)字化圖像的整體性，不得刪除任何原文或清除任何原文內(nèi)容。
4、處理過程中遇到問題時，要查閱原文及時做出更改，并進(jìn)行登記。



05、數(shù)據(jù)質(zhì)檢
1、逐條檢查每個案卷目錄下的掃描文件，是否打開正常、頁數(shù)是否正確、目錄和掃描文件是否一致。
2、逐頁檢查每個影像文件的傾斜度、清晰度、整潔度、分辨率、格式等。
3、逐頁檢查每個影像文件是否重頁、缺頁、漏頁、頁面信息不完整等。



06、數(shù)據(jù)掛接
1、將掃描數(shù)據(jù)通過數(shù)字化加工軟件生成掛接數(shù)據(jù)。
2、將數(shù)據(jù)復(fù)制到檔案服務(wù)器上，運(yùn)行服務(wù)器上的掛接軟件進(jìn)行操作。
3、打開檔案信息化管理系統(tǒng)，檢查掛接的文檔。



07、數(shù)據(jù)備份
1、將全部數(shù)據(jù)刻錄成檔案級藍(lán)光光盤備份或移動硬盤。
2、將全部數(shù)據(jù)在計(jì)算機(jī)硬盤上備份。
3、將全部數(shù)據(jù)復(fù)制到客戶的檔案服務(wù)器上備份。直至全部合格完成整體檔案數(shù)字化流程。


漢大科技云南有限公司專注于昆明檔案掃描,昆明檔案整理,云南檔案整理等

• 詞條

  詞條說明

• 云南檔案數(shù)字化加工流程

  掃描過程是排序過程之后的*二個過程。它的主要功能是通過一個特殊的掃描儀，將已排序和已排序的紙質(zhì)文件生成高質(zhì)量的圖像文件，并對圖像進(jìn)行壓縮和存儲，為下一步處理提供基本的圖像數(shù)據(jù)。掃描過程的功能和職責(zé)主要包括數(shù)據(jù)掃描、特殊數(shù)據(jù)的重復(fù)掃描和頁碼驗(yàn)證。下面將逐一介紹。（1） 紙質(zhì)檔案的順序掃描工作人員將分揀的紙質(zhì)文件放入掃描儀的入口處，以便掃描并生成連續(xù)的圖像文件。該程序?qū)⒆詣訅嚎s和存儲掃描生成的圖像數(shù)據(jù)

• 昆明檔案掃描如何應(yīng)對工作中的問題

  01做好掃描工作的**層設(shè)計(jì)掃描工作的**層設(shè)計(jì)即掃描工作與有關(guān)工作之間的統(tǒng)籌規(guī)劃，主要分為三個方面的內(nèi)容。??明確檔案數(shù)字化工作是立檔單位自主加工還是業(yè)務(wù)外包，便于單位做好自身工作任務(wù)的安排。??統(tǒng)籌好檔案部門一個年度內(nèi)掃描工作任務(wù)量與其他工作之間的關(guān)系，合理制定工作計(jì)劃。??規(guī)劃好要掃描檔案之間的先后順序，明確掃描范圍。一般參考四個原則：年代就近**原則以當(dāng)年接收檔案

• 昆明檔案數(shù)字化加工

  在我看來，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化主要有以下三個方面的優(yōu)點(diǎn)：一、是提高工作效率。在干部工作中在使用檔案時能快速查閱檔案，在管理檔案時，從傳統(tǒng)的查詢工作中解脫出來，大大提高了工作效率，使檔案管理再上一個新臺階。二、是檔案信息得到有效利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。可異地實(shí)時為利用者提供數(shù)字檔案信息，打破了傳統(tǒng)利用方式和時空局限，并可多人在各自計(jì)算機(jī)上同時查找利用同一份電子檔案，大大提升了檔案服務(wù)的總體水平。三、是促進(jìn)了

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  檔案管理，亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)較基本的組成部分。劃分環(huán)節(jié)：檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案**鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案提供利用。對這 8項(xiàng)工作的劃分只是相對穩(wěn)定的，而不是**的。目前，劃分環(huán)節(jié)有分為 6個環(huán)節(jié)的，有分