檔案數(shù)字化管理分類編目小技巧

時(shí)間：2021-11-09作者：重慶立鼎科技有限公司瀏覽：332

數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)支持電子文件的分類、編目、命名和存儲(chǔ)，完成電子文件的歸檔保存，輔助完成紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體歸檔文件的分類、編目工作。1 分類組織

應(yīng)能以自動(dòng)或半自動(dòng)化方式為各門類電子文件或傳統(tǒng)載體歸檔文件的年度、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題、項(xiàng)目代號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)、保管期限等分類項(xiàng)賦值，調(diào)整其排列順序，從而完成電子文件或輔助完成傳統(tǒng)載體歸檔文件的分類組織，維護(hù)關(guān)于同一事由的往來(lái)文件、組件的完整性和相互間的**關(guān)聯(lián)。

2 歸檔存儲(chǔ)

應(yīng)能統(tǒng)籌電子文件和傳統(tǒng)載體歸檔文件，根據(jù)分類結(jié)果自動(dòng)賦予檔號(hào)，完成歸檔過(guò)程。應(yīng)能依據(jù)檔號(hào)各構(gòu)成項(xiàng)自動(dòng)、逐級(jí)建立并命名文件夾，分類存儲(chǔ)電子檔案，并采用檔號(hào)自動(dòng)為電子檔案命名；應(yīng)使用第三方*機(jī)構(gòu)提供的技術(shù)手段，在適當(dāng)時(shí)間生成電子檔案原文的固化信息，提供驗(yàn)證途徑。傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本的上傳、掛接和存儲(chǔ)功能需求可參照?qǐng)?zhí)行。

3 編目著錄

應(yīng)以檔號(hào)為基礎(chǔ)，支持各門類電子檔案題名、責(zé)任者、文件編號(hào)、時(shí)間、保管期限等元數(shù)據(jù)的著錄，自動(dòng)編制電子檔案案卷級(jí)、文件級(jí)電子目錄。應(yīng)能根據(jù)電子檔案著錄的不同要求，提供必要的著錄窗口，為著錄者提供下拉菜單、攜帶錄入以及日歷、時(shí)間軸等自動(dòng)化著錄工具，提升著錄方式的自動(dòng)化程度；應(yīng)能自動(dòng)核驗(yàn)著錄信息的完整性、規(guī)范性和有效性，并提示修改、校正，應(yīng)支持在權(quán)限許可范圍內(nèi)的元數(shù)據(jù)或目錄數(shù)據(jù)的增加、修改、刪除等。




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• 詞條

  詞條說(shuō)明

• 怎么建設(shè)檔案室？

  檔案室中的閱讀室是專門為閱讀者檢查檔案而建立的。閱讀室應(yīng)選用單獨(dú)的房間，如果條件不具備，也可以在工作室中建立閱讀桌。獨(dú)立閱讀室應(yīng)有窗，**采光好，防止陽(yáng)光直射或炫光，可設(shè)備窗簾或百葉窗等遮陽(yáng)設(shè)備，輔之以人工光源；應(yīng)有**通風(fēng)，室內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)或通風(fēng)設(shè)備，供冬天和夏天運(yùn)用。應(yīng)擺放必定的桌椅、電腦，供給檔案檢索東西。 工作室是檔案管理人員進(jìn)行日常工作的場(chǎng)所，面積根據(jù)工作人員數(shù)量和工作需求確認(rèn)，一般在10

• 檔案數(shù)字化加工流程及意義

  所謂檔案數(shù)字化是指用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過(guò)程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開(kāi)的檔案信息資源得到共享，以滿足社會(huì)或行業(yè)對(duì)檔案利用的需求。1、檔案數(shù)字化加工的基本原則1)確

• 檔案業(yè)務(wù)知識(shí)小講堂

  1、檔案裝訂時(shí)為什么有必要去除金屬裝訂物？答：由于回形針等金屬裝訂物簡(jiǎn)單生銹，所以在檔案拾掇過(guò)程中有必要去除金屬裝訂物，以利延長(zhǎng)檔案壽數(shù)。2、為什么不能用圓珠筆書寫檔案？答：圓珠筆的面世，給當(dāng)代社會(huì)提供了便當(dāng)流利的書寫東西，深受人們的歡迎。但若運(yùn)用圓珠筆書寫作為長(zhǎng)久、長(zhǎng)時(shí)間保存的檔案，時(shí)間一長(zhǎng)，筆跡就會(huì)褪色。所以要求我們?cè)鰪?qiáng)檔案認(rèn)識(shí)，根絕用圓珠筆書寫需要?dú)w檔的檔案材料。3.我們常?？吹接袡n案盒和無(wú)

• 怎樣預(yù)防檔案工作者的職業(yè)病？

  檔案作業(yè)者長(zhǎng)時(shí)間在充滿粉塵、投進(jìn)有防霉殺蟲劑等有毒害物質(zhì)的環(huán)境中作業(yè)，并且長(zhǎng)時(shí)間運(yùn)用電腦、復(fù)印機(jī)和掃描儀設(shè)備等，這些都對(duì)檔案作業(yè)者的健康構(gòu)成很大損害。 作業(yè)病分為狹義作業(yè)病和廣義作業(yè)病。狹義作業(yè)病指的是2002年5月1號(hào)施行的《*人民共和國(guó)作業(yè)病防治法》的二條規(guī)矩的，企業(yè)、事業(yè)單位、單個(gè)經(jīng)濟(jì)組織等用人單位中的勞動(dòng)者在從事作業(yè)勞動(dòng)過(guò)程中，因?yàn)榉蹓m、放射性的物質(zhì)以及其他有毒有害的物質(zhì)等晦氣的要素而引