檔案部門如何做好數(shù)字化掃描工作

時間：2021-11-09作者：重慶立鼎科技有限公司瀏覽：674

一、掃描工作的前期準(zhǔn)備

1.掃描工作的**層設(shè)計

做好掃描工作的第一步是做好**層設(shè)計，即掃描工作與有關(guān)工作之間的統(tǒng)籌規(guī)劃，主要分為三個方面的內(nèi)容。一是協(xié)調(diào)好立檔單位與檔案館之間掃描工作的分工，明確檔案在立檔單位掃描還是在檔案館掃描，以便于各單位做好自身工作任務(wù)的安排。二是統(tǒng)籌好檔案部門一個年度內(nèi)掃描工作任務(wù)量與其他工作之間的關(guān)系。檔案掃描工作是一項常態(tài)化的任務(wù)，應(yīng)該對本單位目前既有的工作量進行統(tǒng)籌，合理制定工作計劃。三是規(guī)劃好要掃描的檔案之間先后順序的關(guān)系。應(yīng)該按照對檔案利用需求的急緩程度進行掃描，利用需求大的檔案**進行掃描。

2.掃描工作軟硬件設(shè)備的配置

掃描工作軟硬件的配置是做好掃描工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，良好的配置可以提升掃描工作的效率。

首先是設(shè)備配置的問題。檔案部門所存儲的檔案一般都是采用“三點*”的方式縫制后裝在案卷盒內(nèi)的。為了保護檔案原件，也為了加快掃描速度，確保掃描質(zhì)量，建議選擇專業(yè)的非接觸式掃描設(shè)備。此外，由于檔案掃描工作對設(shè)備的功能性要求根據(jù)檔案性質(zhì)不同而有所區(qū)別，過高的配置會造成資源的浪費，過低的配置也會導(dǎo)致掃描成果不符合要求。所以應(yīng)該根據(jù)工作的實際需求，合理配置，提升設(shè)備的性價比。

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其次是軟件的可操作性與方便性。檔案掃描軟件應(yīng)該充分考慮到檔案部門中大部分人的接受能力。在考慮到軟件功能性的基礎(chǔ)上，兼顧軟件的可操作性和簡便性，一般采用封裝性比較好的軟件產(chǎn)品。如果軟件操作過于復(fù)雜，勢必會降低工作效率，應(yīng)該努力在軟件的可操作性、方便性與功能性之間尋找平衡點。

再次就是設(shè)備的配置要考慮到發(fā)展的因素，確?，F(xiàn)階段的配置能夠滿足在今后一定時期內(nèi)的可用性，避免設(shè)備因不能滿足發(fā)展的需求而過早地較新?lián)Q代。

3.規(guī)范有關(guān)操作流程與標(biāo)準(zhǔn)

規(guī)范有關(guān)操作流程與標(biāo)準(zhǔn)是對掃描工作中各個環(huán)節(jié)操作方法的統(tǒng)一，以便于掃描人員在具體操作時能夠有據(jù)可依，以防無效勞動的產(chǎn)生，造成人力、物力資源的浪費。一是掃描工作中各個環(huán)節(jié)都要責(zé)任明確，以防在出現(xiàn)問題時互相扯皮，以及由于責(zé)任不明確而造成的管理混亂等。二是規(guī)范掃描工作的操作流程，確保各個環(huán)節(jié)工作之間的有效銜接。三是掃描數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，如掃描數(shù)據(jù)信息的保存格式、分辨率等有關(guān)圖像質(zhì)量參數(shù)的要求。此外，還應(yīng)該加強對掃描人員關(guān)于操作流程與標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)與傳達力度，確保他們熟練掌握操作流程、熟知有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。

二、掃描工作中的注意事項

1.確保檔案實體的安全

在掃描過程中，由于檔案所處環(huán)境的改變以及工作人員的不當(dāng)操作，可能對檔案產(chǎn)生一定程度的破壞。因此，應(yīng)該注重掃描操作環(huán)節(jié)中對檔案的保護，確保檔案的安全。如將檔案掃描工作間溫濕度控制在適宜檔案保護的范圍內(nèi)，以防止檔案從庫房中取出后溫濕度變化過大而導(dǎo)致破壞；掃描工作間內(nèi)的安全管理也應(yīng)注意，如防水、*、防盜、防丟失等；掃描工作中工作細節(jié)的控制，比如不在掃描工作臺上喝水、吸煙，在每一次掃描工作結(jié)束時，應(yīng)該檢查掃描儀中是否遺漏檔案等。

2確保掃描數(shù)據(jù)的安全

在掃描過程中，確保掃描數(shù)據(jù)的安全主要是兩個方面的內(nèi)容。一是在工作中要經(jīng)常性地做好已有數(shù)據(jù)的備份工作。掃描數(shù)據(jù)與實體相比較較容易丟失，一個不經(jīng)意的誤操作，就可能導(dǎo)致全部數(shù)據(jù)的丟失，較好做到掃描機的專機**，以防止從事其他工作而導(dǎo)致對存儲數(shù)據(jù)的破壞。二是做好掃描數(shù)據(jù)的安全管理，謹(jǐn)防泄密。檔案數(shù)據(jù)信息比實體檔案較容易造成泄密與傳播，一張光盤或者一個U盤就可以將機器中所有的數(shù)據(jù)拷貝走，其所帶來的危害也就較為嚴(yán)重。因此，我們應(yīng)該注重掃描數(shù)據(jù)的信息保密，落實保密責(zé)任，嚴(yán)禁將用于掃描檔案的機器接入互聯(lián)網(wǎng)，嚴(yán)禁個人移動存儲設(shè)備接入掃描機。

3.做好掃描數(shù)據(jù)的維護

對于掃描數(shù)據(jù)的維護主要是確保數(shù)據(jù)信息的完整性以及對數(shù)據(jù)質(zhì)量的控制。一是做好對掃描數(shù)據(jù)完整性的審查。在掃描過程中，由于失誤，可能會導(dǎo)致某份文件或一份文件內(nèi)個別頁面的漏掃或重掃。如果不及時查出，必將會給后續(xù)的利用工作帶來麻煩，因此應(yīng)該對掃描數(shù)據(jù)做好審查工作，謹(jǐn)防漏掃或重掃現(xiàn)象給數(shù)據(jù)帶來的不完整或不規(guī)范。二是做好數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量控制。對于由于機器及操作原因致使數(shù)據(jù)較不清晰而無法使用的，要重新掃描；對于數(shù)據(jù)信息中所存在的“噪點”應(yīng)該予以消除，但“去噪”工作應(yīng)該區(qū)別對待，應(yīng)該檢查“噪點”為檔案本身所有的還是由于人為以及機器原因?qū)е碌?，盡量保全檔案的原始性標(biāo)記。

4.掃描程序的遵守與規(guī)定的落實

掃描工作的操作對象是檔案實體，由于檔案的惟一性與憑證性，不允許發(fā)生檔案實體的丟失與損毀現(xiàn)象，因此掃描工作中要嚴(yán)格遵守操作程序和規(guī)定。一是正確處理好工作與成績之間的關(guān)系。成績的**是以安全為前提的，為成績而違規(guī)操作，導(dǎo)致問題發(fā)生，必將抵消成績或造成對成績的否定。二是做好有關(guān)程序遵守與規(guī)定落實的監(jiān)督。加強在各個環(huán)節(jié)中對掃描人員的工作指導(dǎo)，幫助其規(guī)避一些易發(fā)生的誤操作，糾正工作中不良習(xí)慣，確保掃描工作在安全的基礎(chǔ)上出成績。

三、掃描工作的后續(xù)維護

1.檔案的清點、移交

在的檔案掃描工作結(jié)束后，要對其進行數(shù)量上的清點，做最后一次檢查，確保檔案的完整性。在工作中由于不細心可能會出現(xiàn)檔案丟失等情況的發(fā)生，應(yīng)該及時發(fā)現(xiàn)，并采取補救措施。在移交過程中，掃描人員與庫房管理人員應(yīng)該履行有關(guān)交接手續(xù)，做到權(quán)責(zé)明確，有據(jù)可查。庫房工作人員在將檔案重新放入庫房以前，應(yīng)該對檔案進行必要的處理。如對檔案進行殺蟲殺菌等，以防帶入掃描過程中接觸到的塵埃、霉菌以及害蟲，而對庫房中其他檔案造成感染和破壞。

2.掃描數(shù)據(jù)的備份工作

檔案數(shù)據(jù)在經(jīng)過審核以后，應(yīng)該及時地導(dǎo)入單位數(shù)據(jù)庫服務(wù)器中。但由于掃描數(shù)據(jù)是以比特流的形式存放在計算機中的，如果計算機系統(tǒng)癱瘓，就較易造成掃描數(shù)據(jù)的丟失和不可讀，因此根據(jù)“不要把雞蛋放在一個籃子里”的安全原則，除了在服務(wù)器中的數(shù)據(jù)以外，還應(yīng)該通過其他方式做好掃描數(shù)據(jù)的備份工作，備份數(shù)據(jù)并非冗余數(shù)據(jù)，可以起到以防萬一的作用。對于備份策略，應(yīng)該選擇多樣化的存儲模式進行備份。此外，應(yīng)注意存儲介質(zhì)與讀取軟件的備份與升級。

3.數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時，切勿“病急亂投醫(yī)”

數(shù)據(jù)信息一旦出現(xiàn)問題，應(yīng)該啟用備份數(shù)據(jù)信息來進行數(shù)據(jù)恢復(fù)，如果備份數(shù)據(jù)信息失靈，應(yīng)該著手對丟失或破壞的數(shù)據(jù)信息進行修復(fù)。修復(fù)一定要通過正規(guī)渠道進行，切忌個人亂操作。對數(shù)據(jù)信息的修復(fù)應(yīng)該找技術(shù)比較雄厚、經(jīng)驗比較豐富的公司。否則個人的亂操作、誤操作以及修復(fù)操作的反復(fù)進行容易導(dǎo)致信息的覆蓋，造成二次破壞，增加信息恢復(fù)的難度，使數(shù)據(jù)恢復(fù)的成功率下降或使數(shù)據(jù)修復(fù)的成本增加，給單位造成較大的經(jīng)濟負擔(dān)。




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