簡述檔案數(shù)字化加工步驟有哪些？

時間：2021-10-22

對于紙質檔案利用專業(yè)掃描儀轉換成可儲存在電腦上或刻成光盤，便于保存及查閱的，稱之為檔案數(shù)字化。進行檔案數(shù)字化加工步驟有：整理一次校對、掃描、掃描件校對、裝訂、目錄數(shù)據(jù)錄入及修改、掛接。

一、整理因為在之前的檔案數(shù)字化都是需要拆卷進行掃描，現(xiàn)在的非接觸式掃描儀省去了拆卷裝訂的環(huán)節(jié)，直接進行掃描就可以，方便多了，例如賽數(shù)系列的檔案、圖書掃描儀都是通過不拆卷的方式進行掃描，掃描速度只需要快，大大提高了工作效率。

在掃描之前，對需掃描的檔案進行整理，整理時有以下環(huán)節(jié)應注意：

在整理檔案時，常會發(fā)現(xiàn)有檔案破損、正文與復印件如何區(qū)分等情況，為了方便掃描，破損情況嚴重的檔案需進行托裱。復印件檔案需在該份文件的首頁右上角加蓋藍色“F”字樣，以便在查找利用時區(qū)分正文件與復印件。

二、一次校對

為了減輕后續(xù)工作的工作量，提高掃描速度，將整理后的檔案以50%進行抽查，抽查檔案是否達到上述整理要求所涉及到的內容。

三、掃描

檔案數(shù)字化的關鍵一步就是通過掃描將紙質檔案轉變?yōu)?span style="box-sizing:border-box">電子檔案，在掃描過程中應注意：掃描方式、命名。

四、掃描件校對

對掃描過程中出現(xiàn)歪斜、黑邊、命名錯誤、掃描格式錯誤、多掃、漏掃、掃描質量模糊等問題要進行改正。

五、目錄數(shù)據(jù)錄入及修改

數(shù)據(jù)錄入包含按照現(xiàn)行檔案管理標準規(guī)定的檔案卷內目錄和案卷目錄以及實行歸檔改革后形成的檔案目錄。

采用歸檔改革以前的方法整理錄入(即卷內文件目錄和案卷目錄管理) 。

六、掛接

為了方便客戶能輕松簡便的查閱、打印及檢索利用檔案，我們會將紙質檔案已掃描完成轉變?yōu)殡娮訖n案的數(shù)據(jù)與相對應的條目數(shù)據(jù)進行連接，掛接完成后的電子文件我們確保紙質清晰、查閱及檢索利用的正確率不**過3‰

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詞條
詞條說明
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