電子化流程管理有什么優(yōu)勢(shì)

時(shí)間：2022-05-21作者：瑞華麗(深圳)科技有限公司瀏覽：279

摘要

在當(dāng)今社會(huì),企業(yè)如何信息化管理和企業(yè)信息化建設(shè)變的越來(lái)越重要。一樣的作業(yè)，然而采用信息化管理的企業(yè)處理快、處理結(jié)果好。流程管理，可根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有的線下流程，搭建現(xiàn)有的流程電子化流程或全新的審批流程，幫助客戶實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化管理的強(qiáng)企之路，以下淺談下電子化流程管理的優(yōu)勢(shì)。




企業(yè)信息化建設(shè)的目的是什么？

實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品數(shù)據(jù)的電子化審批、工作任務(wù)的自動(dòng)分發(fā)及任務(wù)指派、控制產(chǎn)品數(shù)據(jù)的變、追蹤產(chǎn)品數(shù)據(jù)技術(shù)狀態(tài)和產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目管理等主要功能。

如今，每個(gè)建設(shè)中企業(yè)審批流程的開(kāi)發(fā)管理日益成為企業(yè)日常辦公的**,怎樣*符合自己的流程方式，減少過(guò)程中對(duì)人力物力的損耗成為了一大難題。但是，每過(guò)成功轉(zhuǎn)型的企業(yè)，審核流程都是由原來(lái)的線下模式，一步一步地轉(zhuǎn)移到線上。當(dāng)電子化流程在企業(yè)內(nèi)部開(kāi)始流轉(zhuǎn)之后，企業(yè)審批流程業(yè)務(wù)的電子化與網(wǎng)絡(luò)化推進(jìn)，大家之間可以方便快捷的實(shí)現(xiàn)辦公流程的流轉(zhuǎn)運(yùn)行,企業(yè)管理規(guī)范以及辦公效率都在不斷提高。

 

01減少圖紙文檔審批的過(guò)程時(shí)間

所謂電子化流程，是所有流程中的成員，只需要登錄某種辦公軟件，采用自己的PC端進(jìn)行對(duì)流程接收與往下拋轉(zhuǎn)，達(dá)到流程的快速轉(zhuǎn)達(dá)。與傳統(tǒng)的線下模式相比，需要流程中的成員拿著紙質(zhì)文檔，一個(gè)部門接著一個(gè)部門的進(jìn)行跟進(jìn)，路上需要費(fèi)時(shí)費(fèi)力。要是一個(gè)擁有十幾個(gè)甚至多節(jié)點(diǎn)的流程，涉及到的部門種類又多的話，全部流程審批完成之后的話，那么整個(gè)流程流轉(zhuǎn)結(jié)束后，該過(guò)程消耗的時(shí)間可想而知。

 

當(dāng)流程電子化之后，那么我把流程需要的所有文件先上傳到流程中，或者在某個(gè)節(jié)點(diǎn)需要上傳文件的時(shí)候在上傳文件，這些文件都是可以保存在流程當(dāng)中，其他流程節(jié)點(diǎn)需要用到這個(gè)文件的時(shí)候再進(jìn)行瀏覽查看，所以，所有流程節(jié)點(diǎn)只需要線上審批即可，當(dāng)一個(gè)流程到達(dá)的時(shí)候，會(huì)配備了該軟件的通知插口，彈出窗口提示你有新的流程到達(dá)，請(qǐng)及時(shí)解決，這樣的話，能夠達(dá)到我們流程的及時(shí)性，節(jié)省過(guò)程時(shí)間，還節(jié)省紙質(zhì)版的打印以及其他相關(guān)的時(shí)間。故此，節(jié)省流程流轉(zhuǎn)時(shí)間是現(xiàn)在的電子化流程一大優(yōu)勢(shì)。

 

02提高各個(gè)部門相互協(xié)調(diào)能力以及辦公效率

企業(yè)員工在登錄自己的賬戶上線之后，通知窗口也就隨時(shí)在線，當(dāng)系統(tǒng)中有任何的流程流轉(zhuǎn)到當(dāng)前用戶或者別的用戶給你發(fā)來(lái)對(duì)話時(shí)，就會(huì)有小提示燈進(jìn)行提醒，任務(wù)系統(tǒng)處理自己的任務(wù)就可以實(shí)現(xiàn)流程的流轉(zhuǎn),較大的提高了企業(yè)日常辦公的效率。

部門之間要實(shí)現(xiàn)有效的溝通，必須滿足兩個(gè)必要條件:一是信息的發(fā)送者清楚地表達(dá)信息的內(nèi)涵，使信息的接受者能夠準(zhǔn)確地理解:其次，信息的發(fā)送者重視信息接收方的響應(yīng)，并根據(jù)其響應(yīng)及時(shí)糾正信息的傳遞。 然而我們的插件兩者都滿足這個(gè)條件，讓部門之間達(dá)成有效的溝通，相互配合，處理部門之間的問(wèn)題與任務(wù)就相對(duì)容易、輕松。

 

03電子文檔儲(chǔ)存于系統(tǒng)，方便后期可追溯

按照傳統(tǒng)模式，一個(gè)企業(yè)的紙質(zhì)文件歸檔是文件形成后需要手工分類，按照部門或者相應(yīng)的負(fù)責(zé)人員進(jìn)行收集管理，進(jìn)行歸檔整理。隨著國(guó)家軟硬件的發(fā)展，對(duì)于電子文件存檔是隨著數(shù)據(jù)的發(fā)生，隨時(shí)在電腦網(wǎng)絡(luò)上歸檔，技術(shù)也是相當(dāng)?shù)某墒?，電子類文件的歸檔具有操作簡(jiǎn)便、自動(dòng)分類組合、及時(shí)、便捷等便于管理的優(yōu)勢(shì)，兩者相比起來(lái)，電子文檔儲(chǔ)存于系統(tǒng)相對(duì)而言就容易許多。

每當(dāng)一個(gè)流程跑完流程，也并不意味著所有事情都是結(jié)束了，所有電子文檔都會(huì)存在于系統(tǒng)當(dāng)中。都是可以為以后提供查詢的可能，方便快捷，而紙質(zhì)文件只要保證好紙質(zhì)不受損害就可以了，但紙質(zhì)文件的保存，需要較好的保存環(huán)境，比如干燥的環(huán)境，一般來(lái)說(shuō)，只要檔案不丟失，它會(huì)一直在那兒等著你尋找它，需要起來(lái)就比較費(fèi)人力，與之相反，電子文件的特性，每個(gè)用戶登錄時(shí)候需要進(jìn)行密碼驗(yàn)證，后續(xù)還匹配對(duì)應(yīng)的權(quán)限，較大限制的管理文檔的安全與存儲(chǔ)。

 

綜上所述，電子流程具有減少圖紙文檔審批的過(guò)程時(shí)間、提高各個(gè)部門相互協(xié)調(diào)能力以及辦公效率、電子文檔儲(chǔ)存于系統(tǒng)方便后期可追溯的特性。




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